Kako upravljati sa više online prodavnica iz jednog sistema

Više online prodavnica može da bude dobra poslovna odluka: odvojeni brendovi, različita tržišta, B2C i B2B prodaja, posebni asortimani ili zasebni domeni za različite grupe kupaca. Problem počinje kada svaka prodavnica živi kao zaseban sistem.

Tada tim ručno unosi iste proizvode, proverava lager u više panela, prepisuje porudžbine u ERP, usklađuje cene kroz tabele i rešava greške tek kada kupac već naruči proizvod koji nije dostupan. U toj fazi tema više nije samo izrada online prodavnice. Tema je operativni sistem prodaje.

Upravljanje više online prodavnica iz jednog sistema znači da proizvodi, lager, cene, porudžbine, kupci i dokumenta imaju centralnu logiku, a da svaka prodavnica i dalje može da ima svoj brend, domen, pravila i prodajni model.

Zašto više online prodavnica postaje operativni problem čim prodaja poraste

Dok je obim prodaje mali, ručni rad se često ne vidi kao problem. Jedna osoba može da promeni cenu na dva mesta, proveri stanje zaliha, kopira opis proizvoda i unese porudžbinu u poslovni softver. Međutim, kada broj artikala, porudžbina i prodavnica poraste, isti način rada proizvodi kašnjenja i greške.

Tipični simptomi su jasni: isti artikal ima različit naziv ili šifru u dve prodavnice, lager nije ažuran, akcijska cena je promenjena samo na jednom mestu, porudžbine se obrađuju iz više inboxa, a menadžment nema centralni pregled prodaje po brendu ili kanalu.

Automatizacija porudžbina iz više prodavnica nije samo pitanje komfora. Ona direktno utiče na brzinu obrade, tačnost podataka, kontrolu zaliha i sposobnost firme da se širi bez proporcionalnog povećanja administrativnog rada.

Šta znači centralni sistem za više online prodavnica

Centralni sistem za online prodavnice može da bude jedan administrativni panel ili centralni eCommerce sloj koji povezuje više prodavnica, ERP, WMS, kurirske službe i analitiku. Suština nije u tome da sve prodavnice izgledaju isto, već da ključni podaci ne postoje u više nepovezanih kopija.

Namenski eCommerce sistem za više brendova obično obuhvata:

• centralnu bazu proizvoda, kategorija, atributa i fotografija,
• centralni lager ili pravila za više magacina,
• cenovnike po prodavnici, kupcu, tržištu ili tipu prodaje,
• jedinstven tok obrade porudžbina,
• integraciju sa ERP-om, WMS-om i kurirskim službama,
• pregled performansi po prodavnici, brendu, kanalu i periodu.

U praksi, multi store eCommerce Srbija projekti najčešće zahtevaju kombinaciju lokalnih poslovnih sistema, domaćih kurirskih procesa, fiskalnih i računovodstvenih pravila, kao i specifičnih B2B uslova. Za poreska, pravna i fiskalna pitanja potrebno je proveriti detalje sa knjigovođom, pravnikom ili relevantnim pružaocem usluge.

Centralni lager: kako sprečiti prodaju proizvoda koji više nije dostupan

Centralni lager za više online prodavnica je jedna od najvažnijih tačaka sistema. Ako isti proizvod prodaju dve ili više prodavnica, svaka mora da zna raspoloživo stanje u trenutku kada kupac donosi odluku o kupovini.

Važno je razlikovati fizičko stanje od raspoloživog stanja. Fizičko stanje je broj komada u magacinu. Raspoloživo stanje je ono što zaista može da se proda, nakon rezervacija, neobrađenih porudžbina, robe u kontroli, robe namenjene veleprodajnom kupcu ili proizvoda koji su već spakovani, ali još nisu razduženi.

Dobra sinhronizacija lagera između online prodavnica treba da podrži:

• rezervaciju zaliha čim porudžbina uđe u sistem,
• ažuriranje stanja nakon potvrde, pakovanja ili fakturisanja,
• minimalne količine ispod kojih se proizvod ne prikazuje kao dostupan,
• pravila po magacinu, prodavnici ili tržištu,
• ručne korekcije samo kroz kontrolisane procese, ne kroz nepovezane tabele.

Lageri i stanje zaliha moraju biti definisani pre dizajna procesa poručivanja. Ako sistem ne zna šta je dostupno, lep checkout neće rešiti nezadovoljstvo kupca koji dobije informaciju da poručeni proizvod ipak ne može da se isporuči.

ERP integracija: kada porudžbine, kupci i dokumenta ne smeju da se unose ručno

Kada više online prodavnica koristi jedan ERP, ručni unos brzo postaje usko grlo. Operater prepisuje podatke o kupcu, artiklima, cenama, popustima i isporuci. Svaki ručni unos povećava rizik od greške: pogrešna adresa, pogrešan artikal, duplirana porudžbina ili neusklađeno stanje.

Integracija više webshopova sa ERP-om treba da omogući da porudžbina iz svake prodavnice uđe u poslovni sistem sa jasnim izvorom, šiframa artikala, pravilnim cenama, podacima o kupcu i statusom. Nakon obrade, ERP ili centralni eCommerce sloj vraća informacije o statusu, dokumentima, razduženju lagera i eventualnim izmenama.

BizniSoft integracije su čest zahtev kod domaćih trgovaca, ali princip je isti i kod drugih ERP sistema: potrebno je mapirati artikle, kupce, cenovnike, dokumenta, magacine i statuse. Nije dovoljno samo poslati porudžbinu. Treba definisati šta se dešava kada se porudžbina izmeni, delimično isporuči, otkaže, vrati ili kada kupac ima posebne komercijalne uslove.

Za firme koje žele manje ručnog rada, automatizacija eCommerce poslovanja treba da se planira zajedno sa ERP procesima, a ne kao dodatak nakon što problemi već postanu svakodnevni.

Različiti cenovnici, akcije i B2B uslovi po prodavnici

Upravljanje cenama za više online prodavnica postaje složeno čim firma ima odvojene B2C i B2B uslove, akcije po brendu, rabate po kupcu, različite valute ili regionalne cenovnike. Ako se cene održavaju ručno u svakoj prodavnici, kontrola se brzo gubi.

Centralni sistem treba da podrži pravila kao što su:

• jedan osnovni cenovnik i korekcije po prodavnici,
• poseban B2B cenovnik za registrovane kupce,
• rabati po kupcu, grupi kupaca ili ugovoru,
• akcijske cene sa datumom početka i završetka,
• različiti uslovi za maloprodaju, veleprodaju i distributere,
• prikaz cena sa ili bez poreza, u skladu sa poslovnim pravilima i uz proveru sa knjigovođom ili pravnikom kada je potrebno.

B2B poručivanje i B2B portali zahtevaju dodatnu pažnju: kupac često ne vidi isti asortiman, cene ni minimalne količine kao krajnji potrošač. Zato je važno da se cenovna logika ne rešava kopiranjem podataka, već pravilima koja sistem primenjuje automatski.

Porudžbine iz više prodavnica: jedan tok obrade umesto više inboxa i tabela

Porudžbine iz više prodavnica treba da ulaze u jedan operativni tok, sa jasnom oznakom izvora. Tim tada ne mora da skače između različitih panela, mejlova i tabela. Svaka porudžbina prolazi kroz statuse: primljena, proverena, rezervisana, spakovana, poslata, isporučena, otkazana ili vraćena.

Automatizacija prodaje ne znači da ljudi nestaju iz procesa. Znači da se njihov rad prebacuje sa prepisivanja podataka na kontrolu izuzetaka: problematične adrese, artikle koji čekaju dopunu, B2B porudžbine sa posebnim uslovima, povrate ili reklamacije.

Kurirske integracije za Srbiju su posebno važne kada obim porudžbina poraste. Sistem može da pripremi podatke za pošiljku, odštampa nalepnice, vrati tracking broj i promeni status porudžbine. Detalje dostupnih opcija, cena, rokova i tehničkih uslova uvek treba proveriti sa konkretnom kurirskom službom ili pružaocem usluge. Više o ovoj temi pokriva strana kurirske integracije i logistika.

Kada je gotova platforma dovoljna, a kada je potreban namenski eCommerce sistem

Gotova platforma može biti dovoljna kada firma ima jedan brend, manji broj artikala, jednostavan lager, osnovne cene i ograničen broj porudžbina. Tada je cilj da se prodaja pokrene brzo i da proces ostane razumljiv.

Namenski eCommerce sistemi postaju relevantni kada se pojave sledeći signali:

• više online prodavnica prodaje isti ili delimično isti asortiman,
• potreban je centralni lager za više online prodavnica,
• postoji ERP koji mora biti izvor tačnih poslovnih podataka,
• postoje WMS ili PDA procesi u magacinu,
• B2B kupci imaju posebne cene, limite, rabate i odloženo plaćanje,
• porudžbine dolaze sa više tržišta ili brendova,
• postoje specifični tokovi pakovanja, slanja, fakturisanja i povrata.

Custom eCommerce nije potreban svakoj firmi. Ali kada operativna složenost počne da usporava prodaju, eCommerce sistemi po meri mogu da objedine procese koji se inače rešavaju improvizacijom.

Primer arhitekture: više prodavnica, jedan ERP, centralni lager i kuriri

Praktična arhitektura za firmu sa više prodavnica može da izgleda ovako: svaka online prodavnica ima svoj domen, dizajn, jezik, pravila prikaza i komercijalne uslove. Iza njih se nalazi centralni eCommerce sloj koji upravlja proizvodima, cenama, dostupnošću i porudžbinama.

ERP ostaje izvor poslovnih podataka za artikle, šifre, dokumenta, kupce, cenovnike i finansijske procese. WMS upravlja magacinom, lokacijama, komisioniranjem, pakovanjem i PDA procesima. Kurirske službe primaju podatke za slanje i vraćaju statuse. Analytics sloj meri prodaju, konverzije, izvore saobraćaja i performanse po prodavnici.

Takav model ne mora biti preterano komplikovan za korisnika. Operater vidi jedan red porudžbina, filter po prodavnici, status i sledeću akciju. Menadžment vidi prodaju po brendu, maržu ako je dostupna iz poslovnih podataka, najtraženije artikle, probleme sa zalihama i učinak kampanja. Za preciznije merenje koristi se tracking i analytics za online prodaju.

Koje greške treba izbeći pri širenju na više online prodavnica

Najčešća greška je kopiranje postojeće prodavnice bez centralne logike. Na početku izgleda brže, ali vrlo brzo nastaju dupli proizvodi, različite šifre, ručno usklađivanje cena i nepouzdan lager.

Druga greška je nejasno vlasništvo nad podacima. Ako nije definisano da li je ERP izvor istine za šifre, da li centralni eCommerce sloj kontroliše dostupnost, ili da li se cene menjaju u ERP-u ili administraciji prodavnice, tim će donositi odluke od slučaja do slučaja.

Treća greška su loše definisani statusi porudžbine. Ako statusi ne odgovaraju stvarnom radu magacina, podrške, kurira i računovodstva, izveštaji neće biti pouzdani. Integracija više webshopova sa ERP-om mora da prati realan proces, a ne idealizovanu šemu.

Posebno treba izbeći ručno ažuriranje lagera kroz tabele. Sinhronizacija lagera između online prodavnica mora biti sistemska, sa pravilima za rezervacije, razduženja, otkazivanja i povrate.

Kako ecom01 pristupa projektima sa više online prodavnica

ecom01 projekte sa više online prodavnica ne posmatra samo kroz dizajn i frontend. Prvi korak je analiza procesa: kako se proizvodi unose, gde se vode cene, kako ERP radi, koji magacini postoje, kako se porudžbine obrađuju, koji kuriri se koriste, kako funkcionišu povrati i šta menadžment želi da meri.

Nakon toga se definiše arhitektura: koje prodavnice postoje, šta im je zajedničko, šta se razlikuje, koji sistem je izvor kojih podataka i gde automatizacija donosi najviše operativnog smisla. Cilj nije univerzalan model za svaku firmu, već sistem koji prati konkretne procese i može da se nadograđuje.

Ako planirate više brendova, više domena, B2B portal, centralni lager, ERP integraciju ili bolju automatizaciju porudžbina, sledeći korak je razgovor o postojećem procesu. Možete poslati osnovne informacije preko strane kontakt za procenu projekta.

FAQ