BizniSoft integracija sa online prodavnicom: kako povezati porudžbine, lager, cene i dokumenta

Kada online prodavnica ima nekoliko porudžbina dnevno, ručni unos u poslovni program još može da prođe. Problem počinje kada broj porudžbina poraste, kada se lager menja iz više kanala, kada postoje akcije, posebni cenovnici, više magacina ili B2B kupci. Tada online prodavnica i poslovni program više ne smeju da rade odvojeno.

BizniSoft integracija sa online prodavnicom rešava upravo taj operativni problem: podaci se ne prepisuju ručno, već se razmenjuju između webshopa i ERP sistema po unapred definisanim pravilima. Cilj nije samo tehničko povezivanje, već pouzdan tok prodaje od porudžbine do dokumenta, otpreme i ažuriranog lagera.

Za vlasnika ili menadžera eCommerce poslovanja to znači manje kopiranja podataka, manje grešaka u cenama i stanju zaliha, bržu obradu porudžbina i bolju kontrolu nad prodajnim procesom.

Šta znači integracija online prodavnice sa BizniSoftom

Integracija online prodavnice sa BizniSoftom je razmena podataka između webshopa i BizniSoft ERP sistema. Međutim, dobra integracija nije samo pitanje API-ja, eksport fajla ili zakazanog prenosa podataka. Pre svega, potrebno je definisati poslovna pravila: koji sistem je izvor podataka, kada se podaci šalju, šta se dešava kod izmene porudžbine, kako se tretiraju rezervacije, koji lager se prikazuje kupcu i koji cenovnik važi za kog kupca.

Povezivanje webshopa sa BizniSoft ERP-om može biti jednostavnije ili kompleksnije, u zavisnosti od toga kako firma već radi. Prodavnica sa jednim magacinom, jednim cenovnikom i standardnim B2C porudžbinama ima drugačije zahteve od firme koja ima više skladišta, maloprodajne objekte, veleprodaju, B2B portal, posebne rabate i više kanala prodaje.

Zato se eCommerce integracija sa ERP sistemom ne planira samo kao tehnički zadatak. Ona mora da prati realan proces prodaje, nabavke, skladišta, administracije i logistike.

Koji podaci se najčešće sinhronizuju

Obim integracije zavisi od poslovanja, ali kod ozbiljnijih online prodavnica najčešće se povezuju sledeći podaci:

• Proizvodi i šifre artikala – jedinstvene šifre su osnova da webshop i BizniSoft govore o istom artiklu.
• Nazivi, opisi i kategorije – mogu se voditi u ERP-u, webshop administraciji ili kombinovano, u zavisnosti od procesa.
• Cene – maloprodajne cene, akcijske cene, posebni cenovnici, B2B uslovi i rabati.
• Lager – dostupne količine, rezervisana roba, stanje po magacinima ili zbirno stanje.
• Kupci – podaci o fizičkim licima, pravnim licima, B2B nalozima i kontaktima.
• Porudžbine – artikli, količine, cene, popusti, adrese, načini isporuke i napomene.
• Statusi – primljeno, u obradi, spremno za slanje, poslato, otkazano ili drugi statusi po procesu firme.
• Dokumenta – predračuni, računi, otpremnice i druga dokumenta koja firma koristi.

Sinhronizacija cena i zaliha BizniSoft sistema sa webshopom posebno je važna zato što direktno utiče na kupca. Ako je cena pogrešna ili kupac poruči artikal koji nije dostupan, problem više nije samo interni. On postaje problem korisničke podrške, reputacije i operativnog troška.

Kod dokumenata, fiskalnih i poreskih obaveza, obavezno proverite konkretan proces sa knjigovođom, pravnikom ili relevantnim pružaocem usluge, jer pravila zavise od vrste prodaje, načina plaćanja i važećih propisa.

Kako izgleda tok jedne porudžbine od sajta do BizniSofta

Tipičan tok može da izgleda ovako:

1. Kupac bira proizvod na online prodavnici.
2. Webshop prikazuje dostupnost na osnovu pravila koja su povezana sa BizniSoft lagerom.
3. Kupac završava porudžbinu i unosi podatke za isporuku i plaćanje.
4. Sistem šalje porudžbinu u BizniSoft, sa artiklima, količinama, cenama i podacima kupca.
5. Administracija obrađuje porudžbinu u poslovnom programu i priprema odgovarajuća dokumenta.
6. Status porudžbine se vraća u online prodavnicu ili se prosleđuje u logistički tok.
7. Lager se ažurira u skladu sa rezervacijom, prodajom ili izdatom robom.

Automatski prenos porudžbina u BizniSoft smanjuje potrebu za ručnim prepisivanjem podataka iz administratorskog panela online prodavnice u poslovni program. Time se smanjuje rizik od pogrešno unete adrese, pogrešne količine, propuštenog popusta ili duplirane porudžbine.

U praksi se posebno vodi računa o tome kada se porudžbina prenosi. Kod nekih firmi prenos se radi odmah po kreiranju porudžbine. Kod drugih tek nakon potvrde plaćanja, ručne provere ili dostupnosti robe. Zato automatizacija porudžbina i lagera mora da prati realan način rada, a ne pretpostavku da svi prodavci rade isto.

Lager i više magacina: najčešći izvor grešaka u eCommerce prodaji

BizniSoft lager online prodavnica mora biti postavljen pažljivo, jer je stanje zaliha jedan od najosetljivijih delova integracije. Ako se roba prodaje istovremeno kroz online prodavnicu, maloprodaju, telefonske porudžbine, veleprodaju i druge kanale, webshop ne sme da prikazuje stanje koje ne odgovara stvarnoj dostupnosti.

Kod više magacina potrebno je definisati nekoliko pravila:

• Da li online prodavnica prikazuje zbirni lager iz više skladišta ili samo određeni magacin.
• Da li se roba rezerviše odmah po kreiranju porudžbine ili tek po potvrdi.
• Šta se dešava ako artikal postoji u jednom magacinu, ali ne u drugom.
• Da li se kupcu prikazuje tačna količina, status dostupnosti ili samo informacija da je proizvod dostupan.
• Kako se tretiraju artikli koji su na putu, u prijemu ili rezervisani za drugog kupca.

Kod firmi koje imaju više kanala prodaje, korisno je razmotriti i upravljanje vise online prodavnica, jer centralizovan tok artikala, lagera i porudžbina smanjuje broj paralelnih tabela, ručnih provera i operativnih prekida.

Važno je naglasiti: sinhronizacija može biti česta, zakazana ili projektovana za rad blizu realnog vremena, ali to zavisi od tehničkih mogućnosti, opterećenja sistema, dostupnosti podataka i poslovnih pravila. Nije svakoj prodavnici potreban isti režim sinhronizacije.

Cene, rabati i B2B kupci: šta treba definisati pre integracije

Cene su često složenije od jednog polja u bazi. Online prodavnica može imati standardnu maloprodajnu cenu, akcijsku cenu, vremenski ograničene popuste, popuste po kategoriji, kuponske kampanje, posebne cenovnike za pravna lica i rabate po kupcu.

Ako firma ima B2B poručivanje, onda je pre integracije potrebno definisati:

• Da li se B2B kupci prijavljuju na portal i vide svoje cene.
• Da li svaki kupac ima poseban rabat ili pripada cenovnoj grupi.
• Da li su cene sa PDV-om ili bez PDV-a, u zavisnosti od prikaza i tipa kupca.
• Da li se akcije iz maloprodaje primenjuju i na B2B kupce.
• Koji sistem je nadležan za promenu cena i odobravanje rabata.

Kada se sinhronizacija cena i zaliha BizniSoft sistema postavi bez jasnih pravila, kasnije nastaju konflikti: jedna cena je u ERP-u, druga u online prodavnici, treća u internoj tabeli. Zato se pre razvoja integracije mora odlučiti gde se cena uređuje, kako se odobrava i kada se objavljuje na sajtu.

Jednosmerna ili dvosmerna sinhronizacija: šta je bolje za vašu prodavnicu

Integracija može biti jednosmerna ili dvosmerna. Kod jednosmerne sinhronizacije podaci idu iz jednog sistema u drugi. Na primer, BizniSoft šalje artikle, cene i lager ka online prodavnici, dok webshop samo prima te podatke.

Kod dvosmerne sinhronizacije podaci se razmenjuju u oba pravca. BizniSoft može slati artikle, cene i stanje zaliha, a online prodavnica može slati porudžbine, nove kupce, adrese, statuse ili informacije potrebne za logistiku.

U mnogim projektima ERP treba da bude glavni izvor za artikle, šifre, cene i lager. Online prodavnica je tada prodajni kanal koji prikazuje podatke kupcu i šalje porudžbine nazad u ERP. Ipak, postoje situacije kada se određeni eCommerce podaci vode u samoj prodavnici: SEO opisi, fotografije, atributi za filtriranje, landing stranice ili marketinški elementi.

Zato povezivanje webshopa sa BizniSoft ERP-om treba projektovati prema ulozi svakog sistema. Ako oba sistema mogu da menjaju iste podatke bez jasnih pravila, dolazi do prepisivanja, gubitka izmena i nejasne odgovornosti.

Kada je potrebna namenski razvijena integracija umesto gotovog konektora

Gotov konektor može biti dovoljan za jednostavan proces, ali mnoge online prodavnice u Srbiji nemaju jednostavan proces. Čim postoje više magacina, posebni B2B cenovnici, kompleksna pravila rabata, specifični statusi porudžbina, vezivanje sa kuririma ili interna kontrola dokumenata, potreban je pažljiviji pristup.

Namenski eCommerce sistemi i integracije po meri imaju smisla kada:

• postoje posebna pravila za lager po kanalu prodaje;
• porudžbine moraju da prođu kroz više internih statusa;
• B2B kupci imaju individualne cene i uslove;
• više osoba obrađuje porudžbine, dokumenta i slanje;
• firma želi da poveže ERP, online prodavnicu, kurirski proces i izveštavanje;
• postoje ograničenja postojećeg sistema koja se ne mogu rešiti standardnim podešavanjem.

ecom01 se bavi namenskim eCommerce sistemima, integracijama i automatizacijom prodajnih procesa. Ako planirate integraciju, korisno je da se projekat ne posmatra kao izolovano povezivanje dve aplikacije, već kao deo šireg procesa: automatizacija eCommerce poslovanja, obrada porudžbina, lager, dokumenta, logistika i izveštavanje.

Šta pripremiti pre početka BizniSoft integracije

Pre nego što se krene u razvoj, pripremite osnovne informacije. To ubrzava procenu, smanjuje nejasnoće i pomaže da integracija prati stvaran rad firme.

• Šifre artikala – da li su jedinstvene i usklađene između webshopa i BizniSofta.
• Strukturu proizvoda – varijacije, veličine, boje, pakovanja, setovi i povezani artikli.
• Pravila cena – maloprodaja, akcije, B2B cene, rabati i prioriteti.
• Skladišta – koji magacini ulaze u online prodaju i kako se prikazuje dostupnost.
• Statusi porudžbina – šta znači nova, potvrđena, obrađena, poslata ili otkazana porudžbina.
• Dokumenta – koja dokumenta se kreiraju i u kom trenutku.
• Kurirski proces – kako se pripremaju pošiljke, nalepnice, otkupi i statusi isporuke.
• Učestalost sinhronizacije – odmah, periodično ili po događaju, u skladu sa mogućnostima sistema.
• Odgovorne osobe – ko održava artikle, ko menja cene, ko rešava greške i ko potvrđuje pravila.

Ako se porudžbine nakon BizniSofta dalje šalju kurirskim službama, integracija se može proširiti na kurirske integracije i logistika. Time se smanjuje dodatno ručno unošenje podataka za isporuku, ali konkretan tok zavisi od kurirske službe, dostupnih opcija i ugovorenog načina rada.

Zaključak: integracija kao osnova za skaliranje online prodaje

BizniSoft integracija sa online prodavnicom je važan korak za firme koje žele da smanje ručni unos porudžbina, usklade lager, centralizuju cene i ubrzaju obradu prodaje. Njena vrednost nije u samom povezivanju sistema, već u tome što prodajni, skladišni i administrativni proces postaju uređeniji.

Dobro postavljena integracija pomaže timu da manje vremena troši na prepisivanje podataka, a više na proveru porudžbina, komunikaciju sa kupcima, pakovanje, isporuku i razvoj prodaje. Posebno je korisna kada firma ima više skladišta, rastući broj artikala, B2B kupce ili više kanala prodaje.

Ako želite da proverite kako bi izgledala integracija u vašem konkretnom BizniSoft okruženju i online prodavnici, pošaljite opis procesa preko stranice kontakt za procenu projekta. Za kvalitetnu procenu korisno je navesti broj artikala, broj magacina, tipove kupaca, tok porudžbine i dokumenta koja koristite.