Sinhronizacija cena iz ERP-a u online prodavnicu: kako izbeći pogrešne cene, ručne izmene i probleme sa kupcima

Pogrešna cena u online prodavnici brzo postaje operativni problem. Kupac vidi jednu cenu, poruči proizvod, a zatim prodaja otkrije da je u ERP-u cena već promenjena. Sledi pozivanje kupca, objašnjavanje, storniranje, ručna korekcija ili prodaja sa manjom maržom. Kada se ovo ponavlja, problem više nije pojedinačna greška zaposlenog, već neuređen proces upravljanja cenama.

Sinhronizacija cena iz ERP-a u online prodavnicu rešava upravo taj deo poslovanja: ERP ostaje izvor cenovnika, dok online prodavnica automatski preuzima važeće cene, akcije, rabate i pravila za različite kupce ili kanale prodaje. Cilj nije samo brža izmena cene, već kontrolisan sistem u kome se zna koja je cena važeća, za koga važi, od kada važi i šta se dešava ako podaci nisu ispravni.

Zašto su cene jedan od najrizičnijih delova online prodaje

Kod zaliha kupac obično vidi da li je proizvod dostupan. Kod cene očekuje da je prikazana informacija tačna. Ako online prodavnica prikazuje staru ili pogrešnu cenu, posledice su direktne: narušena marža, dodatni rad korisničke podrške, nezadovoljstvo kupca i veći broj reklamacija na proces poručivanja.

Problem je izražen kod prodavnica koje imaju veliki broj artikala, brze promene nabavnih cena, više dobavljača, sezonske akcije ili B2B kupce sa ugovorenim uslovima. U takvom okruženju automatsko ažuriranje cena online prodavnica nije dodatna pogodnost, već način da se smanji zavisnost od ručnog prepisivanja i improvizovanih Excel tabela.

ERP cenovnici online prodavnica treba da budu deo jasnog toka podataka. Ako se cena menja u ERP-u, online prodavnica mora da zna kada i kako tu promenu preuzima, šta radi sa postojećom akcijom i kako beleži svaku izmenu. Bez toga se lako dobija situacija u kojoj prodaja, marketing i administracija gledaju različite informacije.

Kada ručno menjanje cena prestaje da funkcioniše

Ručno menjanje cena može da funkcioniše kod manjeg asortimana i retkih promena. Međutim, čim prodavnica uđe u ozbiljniji obim prodaje, ručni proces postaje spor i rizičan. Prvi signal je broj artikala. Ako promena cenovnika za jednu grupu proizvoda traje satima, tim praktično gubi vreme na administraciju umesto na prodaju.

Drugi signal su česte akcije. Ako marketing planira kampanju koja počinje u petak u 10:00, a zaposleni moraju ručno da uključe i isključe akcijske cene, postoji veliki prostor za kašnjenje i grešku. Treći signal su različite cene po kanalima prodaje: online prodavnica, fizička radnja, veleprodaja, marketplace ili posebna prodavnica za određeno tržište. U tom slučaju su cene po kanalima prodaje online prodavnica deo poslovne logike, a ne samo polje u administraciji.

Posebno je zahtevna B2B prodaja. Kupac može imati ugovoreni rabat, poseban cenovnik, količinski popust ili cenu koja zavisi od grupe proizvoda. Ako se takve cene šalju mejlom, menjaju ručno ili proveravaju telefonom, poručivanje postaje sporo. Zato je automatizacija eCommerce poslovanja važna za prodavnice koje žele manje ručnih koraka u cenovnicima, porudžbinama i obradi podataka.

Šta znači sinhronizacija cena iz ERP-a u online prodavnicu

Sinhronizacija cena znači da online prodavnica ne funkcioniše kao izolovan sistem sa posebnim cenovnikom koji neko ručno održava. Umesto toga, ERP je izvor podataka za osnovne cene, akcije, rabate, grupe kupaca i pravila važenja, a online prodavnica ih preuzima prema definisanom rasporedu ili događaju.

U praksi, integracija online prodavnice sa ERP cenama obuhvata nekoliko slojeva. Prvi je mapiranje artikala, jer ERP šifra i šifra proizvoda u prodavnici moraju biti usklađene. Drugi je mapiranje cenovnika: maloprodajni, veleprodajni, akcijski, partnerski ili poseban cenovnik za određenu grupu kupaca. Treći je validacija: sistem treba da proveri da li cena postoji, da li je veća od nule, da li ima datum važenja i da li je u odgovarajućoj valuti ako se koristi više valuta.

Četvrti sloj su logovi. Svaka ozbiljna sinhronizacija treba da beleži kada je cena preuzeta, koji zapis je promenjen, da li je promena uspela i zbog čega nije uspela ako dođe do greške. Bez logova je teško utvrditi zašto kupac vidi određenu cenu.

Koje tipove cena treba podržati u ozbiljnom eCommerce sistemu

Online prodavnica koja prodaje samo po jednoj ceni ima jednostavan model. Većina razvijenijih eCommerce sistema nema takav luksuz. Potrebno je podržati više tipova cena i jasno definisati kako se primenjuju.

• Osnovna maloprodajna cena – standardna cena koju vide neregistrovani ili B2C kupci.
• Akcijska cena – cena koja važi u određenom periodu ili dok traje određena kampanja.
• Količinski popust – cena ili popust koji zavisi od količine u korpi.
• Cena po kupcu – posebna cena za konkretnog B2B kupca.
• Rabat po grupi kupaca – popust za distributere, partnere, veleprodajne kupce ili definisane segmente.
• Cena po kanalu prodaje – različita cena za online prodavnicu, veleprodaju, fizičku radnju ili posebnu online prodavnicu.

Kada se rade akcijske cene u online prodavnici ERP integracija mora da zna da li akcija dolazi iz ERP-a, iz posebnog promotivnog modula ili iz centralnog cenovnika. Kod B2B prodaje, sinhronizacija rabata u B2B portalu mora da prepozna kupca nakon logovanja i prikaže tačne uslove za njegov nalog.

Kako rešiti prioritet kada postoji više pravila za istu cenu

Najosetljiviji deo automatizacije cena nije samo preuzimanje podataka, već redosled primene pravila. Šta ako proizvod ima osnovnu cenu, aktivnu akciju, B2B kupac ima ugovoreni rabat, a istovremeno se primenjuje količinski popust? Sistem mora jasno da zna koje pravilo ima prednost.

Tipična hijerarhija može izgledati ovako: prvo se proverava da li postoji posebna cena za kupca, zatim cena za grupu kupaca, zatim akcijska cena, zatim količinski popust, pa osnovna cena. U drugim firmama redosled može biti drugačiji. Zato pravila cena online prodavnica ne treba podrazumevati, već ih treba dokumentovati pre razvoja integracije.

Važno je i ograničenje po datumu. Ako akcija važi od 1. do 7. u mesecu, sistem ne sme da je uključi ranije niti da je ostavi aktivnu posle isteka. Ako se cena razlikuje po kanalu, online prodavnica ne treba da prikazuje cenu koja je namenjena fizičkoj radnji ili veleprodajnom šalteru. Kod više prodavnica ili više tržišta korisno je imati centralizovano upravljanje vise online prodavnica, jer se tada pravila ne kopiraju ručno iz sistema u sistem.

Primer toka: od promene cene u ERP-u do prikaza na sajtu

Zamislimo da menadžer prodaje menja cenu za grupu artikala u ERP-u. Ako firma koristi BizniSoft ili drugi poslovni sistem, princip je sličan: promena se evidentira u ERP cenovniku, a integracioni servis proverava da li postoji nova ili izmenjena cena za artikle koji su objavljeni u online prodavnici.

Kod scenarija kao što su BizniSoft cenovnici online prodavnica, integracija najčešće mora da uskladi šifre artikala, jedinice mere, grupe cena, datume važenja i kupce ili grupe kupaca. Nakon toga se podaci šalju u online prodavnicu. Sistem proverava da li je cena validna, ažurira proizvod ili cenovni zapis, upisuje log i prikazuje novu cenu kupcu.

Ako dođe do greške, na primer ERP pošalje cenu bez povezane šifre artikla ili bez važećeg datuma, online prodavnica ne treba tiho da prihvati neispravan podatak. Bolji pristup je da se zapis odbije, greška zabeleži i odgovorna osoba dobije informaciju šta treba proveriti. Tako se sprečava da kupac vidi cenu koja nije proverena.

Kako sinhronizacija cena utiče na B2B portal

B2B portal ima posebne zahteve. Kupac ne želi da čeka ponudu za robu koju redovno naručuje. Posle logovanja treba da vidi svoje ugovorene cene, rabate, dostupne artikle i uslove poručivanja. Time se smanjuje broj telefonskih provera i razmena tabela, a komercijalisti mogu da se bave složenijim kupcima i ponudama.

B2B portal sa cenama po kupcu mora da razlikuje javnu cenu od cene koju vidi registrovani kupac. Takođe mora da zna da li se prikazuje rabat, neto cena ili posebna ugovorena cena, u skladu sa pravilima firme. Ako se u sistemu prikazuju poreski elementi, način iskazivanja cena treba proveriti sa knjigovođom ili relevantnim pravnim savetnikom, jer to zavisi od vrste kupaca, tržišta i poslovnog modela.

Za veleprodaju je posebno važno da se sinhronizacija rabata u B2B portalu ne svodi na jedno polje popusta. U praksi rabat može zavisiti od kupca, kategorije proizvoda, brenda, količine, perioda, ugovora ili kanala poručivanja. Ako se ta pravila nalaze u ERP-u, portal treba da ih preuzima kontrolisano, a ne da ih neko ručno prepisuje.

Najčešće greške pri povezivanju cenovnika i online prodavnice

Prva greška je nejasan izvor istine. Ako se cena može promeniti u ERP-u, administraciji prodavnice i Excel tabeli, pre ili kasnije nastaje konflikt. Potrebno je definisati gde se cena zvanično održava i koji sistem ima prednost.

Druga greška je nepostojanje logova. Kada kupac prijavi pogrešnu cenu, tim mora da zna kada je cena promenjena, odakle je došla i da li je sinhronizacija prošla. Bez toga se problem rešava nagađanjem.

Treća greška je mešanje akcija i rabata. Akcijska cena za sve kupce i poseban B2B rabat nisu isto pravilo. Ako se ne definiše prioritet, kupac može dobiti pogrešnu cenu ili prevelik popust. Četvrta greška je ručno prepravljanje posle sinhronizacije. Ako zaposleni promeni cenu direktno u prodavnici, a ERP je kasnije pregazi, tim gubi kontrolu nad procesom.

Peta greška je presporo osvežavanje. Nije svakoj prodavnici potrebna sinhronizacija u realnom vremenu, ali interval mora odgovarati poslovnom ritmu. Ako se nabavne cene menjaju često, a online prodavnica se osvežava jednom dnevno, rizik od pogrešne cene ostaje visok.

Šta namenski eCommerce sistem treba da ima za pouzdanu automatizaciju cena

Namenski eCommerce sistemi imaju prednost kada proces prodaje ima posebna pravila koja se ne mogu svesti na jednostavan cenovnik. Za pouzdanu automatizaciju potrebni su: jasna integracija sa ERP-om, podrška za više cenovnika, validacija podataka, audit log, pravila prioriteta, B2B cenovnici, akcije, vremensko važenje i kontrola grešaka.

Važno je da sistem može da se prilagodi realnim procesima firme. Neke firme imaju cenu po kupcu, neke po grupi kupaca, neke po tržištu, a neke odvajaju online cenu od cene za fizičku prodaju. Ako se koristi više kampanja, korisno je povezati cenovne promene sa analizom prodajnih kanala kroz tracking i analytics za online prodaju. To ne znači da će svaka akcija dati isti efekat, već da tim ima bolje podatke za procenu šta se desilo tokom kampanje.

ecom01 razvija custom eCommerce i B2B sisteme sa fokusom na integracije, automatizaciju procesa i rad sa poslovnim pravilima klijenta. Kod cenovnika je posebno važno da se pre razvoja definiše: koji cenovnici postoje, ko ih održava, kako se primenjuju rabati, šta se prikazuje kupcu i kako se rešavaju greške u razmeni podataka.

Kada je vreme da zatražite procenu integracije

Ako imate veliki broj artikala, česte promene cena, B2B kupce, više kanala prodaje ili tim koji redovno prepisuje cene iz ERP-a i tabela, vreme je da se proces analizira. Nije svaka prodavnica spremna za isti nivo automatizacije, ali svaka firma koja gubi vreme na ručne izmene treba da zna gde nastaje rizik.

Procena integracije treba da obuhvati postojeći ERP, strukturu cenovnika, pravila akcija, rabate, grupe kupaca, učestalost promena i način na koji online prodavnica trenutno prikazuje cene. Na osnovu toga se može predložiti tehnički tok koji smanjuje ručni rad i povećava kontrolu nad cenama.

Ako želite da proverite kako bi izgledala sinhronizacija cena iz ERP-a u online prodavnicu za vaš asortiman, cenovnike i B2B kupce, pošaljite osnovne informacije kroz kontakt za procenu projekta.

FAQ