Online prodavnica za rezervne delove: kako povezati šifre, zamenske artikle, B2B cene i ERP lager

Online prodavnica za rezervne delove nije samo katalog proizvoda sa korpom. Kod auto-delova, industrijskih komponenti, delova za mašine, servisnih sklopova i opreme, prodaja zavisi od tačne šifre, alternative, kompatibilnosti, dostupnosti i cene za konkretnog kupca.

Ako kupac ne može da pronađe deo po šifri koju ima u svojoj dokumentaciji, zvaće prodaju. Ako lager na sajtu nije isti kao u ERP-u, porudžbina će završiti proverom, korekcijom ili otkazivanjem. Ako veleprodajni kupac ne vidi svoje uslove, nastaviće da šalje Excel, mejl ili poruku komercijalisti.

Zato webshop za rezervne delove mora da bude projektovan oko realnog operativnog procesa: šifre, zamene, lager, cene, magacini, porudžbine i integracije. Tek onda online kanal može da smanji ručni rad prodaje i da kupcima omogući brže poručivanje.

Zašto klasičan webshop često nije dovoljan za prodaju rezervnih delova

Kod standardne online prodaje, kupac najčešće bira proizvod po nazivu, kategoriji, slici, brendu ili specifikaciji. U prodaji delova, kupac često dolazi sa tačnom šifrom, kataloškim brojem, oznakom proizvođača, internom šifrom servisa ili starom oznakom koja više nije aktivna.

Problem je što isti artikal može imati više identiteta: internu šifru, dobavljačku šifru, OEM broj, zamensku oznaku, prethodnu šifru, šifru drugog proizvođača i naziv koji se razlikuje od dobavljača do dobavljača. Ako online katalog rezervnih delova pretražuje samo naziv proizvoda, veliki deo kupaca neće pronaći ono što traži, iako proizvod postoji na lageru.

Drugi problem je količina podataka. Firme koje prodaju rezervne delove često imaju hiljade ili desetine hiljada SKU-ova, više brendova, veliki broj atributa, sezonske promene dobavljača i česte izmene cena. Ručno održavanje takvog kataloga brzo postaje usko grlo.

Treći problem je B2B prodaja. Veleprodajni kupci ne poručuju kao fizička lica. Njima su važni brz unos šifara, prethodne narudžbine, posebni rabati, odloženo plaćanje, limiti, dostupnost po magacinu i mogućnost parcijalne isporuke. Generički katalog to obično ne rešava dovoljno dobro.

Pretraga po šifri artikla, kataloškom broju, brendu i zamenskim oznakama

Pretraga rezervnih delova po šifri treba da bude centralna funkcionalnost, a ne dodatak. Kupac mora da može da unese punu šifru, deo šifre, oznaku bez razmaka, oznaku sa crticama, staru šifru ili kataloški broj i da dobije relevantan rezultat.

U praksi, dobra pretraga treba da podrži više nivoa podataka:

• internu šifru artikla iz ERP sistema;
• dobavljačku šifru i kataloški broj;
• OEM oznake i alternativne brojeve;
• stare ili ukinute šifre koje vode na novi artikal;
• brend, proizvođača i grupu proizvoda;
• sinonime i uobičajene nazive koje kupci koriste;
• delimično poklapanje i normalizaciju unosa, na primer bez razmaka, crtica ili velikih slova.

Za kompleksne kataloge nije dovoljno osloniti se na osnovnu tekstualnu pretragu. Potrebna je indeksacija šifara, veza između artikala i pravila prioriteta. Na primer, tačno poklapanje interne šifre treba da bude iznad delimičnog poklapanja naziva. Zamenska oznaka treba da vodi do proizvoda, ali uz jasno objašnjenje da je reč o alternativi ili zameni.

Ovo direktno utiče na opterećenje prodajnog tima. Ako kupac sam pronađe artikal, vidi stanje i cenu, nema potrebe da šalje upit samo da bi proverio osnovne informacije.

Zamenski i povezani artikli: kako pomoći kupcu da naruči odgovarajući deo

Zamenski artikli u online prodavnici moraju biti prikazani pažljivo. Nije svaka alternativa jednaka. Nekada je zamena potpuno kompatibilna, nekada je uslovna, nekada zavisi od serije, modela, godine proizvodnje, dimenzije ili dodatne specifikacije.

Sistem treba da razlikuje nekoliko tipova veza između artikala:

• direktna zamena za artikal koji više nije dostupan;
• kompatibilna alternativa drugog proizvođača;
• sličan artikal sa razlikom u dimenziji ili karakteristici;
• povezani artikli koji se često kupuju zajedno;
• potrošni materijal, alat ili dodatna oprema vezana za deo;
• nadređeni i podređeni sklopovi kod industrijskih komponenti.

Kupcu treba prikazati informaciju jasno: originalni artikal, dostupna zamena, razlika u brendu, stanju lagera, ceni i roku isporuke. Ako postoji rizik pogrešne primene, treba prikazati dodatne atribute ili napomenu za proveru kompatibilnosti.

Ovakav pristup smanjuje broj porudžbina koje moraju da se ispravljaju posle prijema. Istovremeno, poručivanje rezervnih delova online postaje korisnije za kupca jer sistem ne prestaje da radi kada traženi artikal nije dostupan, već nudi proverljive alternative.

ERP integracija: lager, cene i podaci o artiklima bez ručnog ažuriranja

Kod rezervnih delova, ručno ažuriranje stanja i cena najčešće nije održivo. Ako se prodaja odvija kroz više kanala, magacin, komercijaliste, maloprodaju i online prodavnicu, centralni izvor podataka mora biti ERP ili drugi poslovni sistem.

ERP integracija za rezervne delove treba da pokrije najmanje četiri grupe podataka: artikle, cene, stanje lagera i porudžbine. U zavisnosti od načina rada firme, integracija može obuhvatiti i kupce, rabate, dokumente, statuse, rezervacije robe i više magacina.

Tipičan tok izgleda ovako: ERP šalje online prodavnici šifre, nazive, brendove, kategorije, cene, stanje i status dostupnosti. Online prodavnica prima porudžbinu, validira artikle i kupca, a zatim šalje porudžbinu nazad u ERP kao dokument ili zahtev za obradu. Ako se koristi BizniSoft ili drugi ERP sistem, način integracije zavisi od dostupnih API-ja, baze, pravila firme i dogovorenog toka dokumenata.

Lager rezervnih delova online ne mora uvek da prikazuje tačan broj komada. Za neke firme je bolje prikazati statuse kao što su dostupno, mala količina, po upitu, dostupno iz drugog magacina ili očekivana nabavka. Važno je da pravilo bude usklađeno sa poslovanjem i da kupac ne dobije pogrešan signal.

Ako se kroz ERP vode poreski, fiskalni ili računovodstveni dokumenti, tehnički tok treba uskladiti sa knjigovodstvom i relevantnim pružaocima usluga. Za pravila fiskalizacije, poreza i obaveznih dokumenata potrebno je proveriti detalje sa knjigovođom, pravnikom ili nadležnim pružaocem usluge.

B2B portal za veleprodajne kupce rezervnih delova

B2B portal za rezervne delove razlikuje se od klasične B2C prodavnice. Veleprodajni kupci često poručuju često, znaju šifre, imaju svoje uslove i žele da završe posao bez čekanja na odgovor komercijaliste.

Osnovne funkcije B2B portala treba da uključe prijavu kupca, prikaz posebnih cenovnika, rabata i uslova, poručivanje po šifri, ponavljanje prethodne narudžbine, uvoz liste artikala i pregled statusa porudžbina. Kod većih kupaca korisno je omogućiti i više korisnika po jednoj firmi, interne limite, odobravanje narudžbina i različite adrese isporuke.

Veleprodaja rezervnih delova online posebno dobija na efikasnosti kada kupac može da nalepi listu šifara i količina ili da uveze fajl, a sistem automatski pronađe artikle, prikaže dostupnost i izračuna B2B cene. Time se smanjuje broj mejlova sa tabelama i ručno prepisivanje stavki.

Za firmu koja prodaje delove, ovo nije samo komfor za kupce. To je način da komercijalisti manje vremena troše na administraciju, a više na kupce koji zaista traže konsultaciju, ponudu ili proveru specifične kompatibilnosti.

Rezervacija zaliha, više magacina i parcijalna isporuka

U prodaji rezervnih delova često nije dovoljno znati da artikal postoji. Važno je gde se nalazi, da li je već rezervisan, da li može odmah da se šalje i da li se porudžbina deli na više isporuka.

Ako firma ima više magacina, online prodavnica treba da zna pravila prioriteta. Na primer, B2C porudžbine se šalju iz centralnog magacina, B2B kupac preuzima robu iz najbliže filijale, a određeni artikli se šalju samo iz specijalizovanog skladišta. Kada se stanje prikazuje bez tih pravila, kupac može dobiti informaciju koja je formalno tačna, ali operativno neupotrebljiva.

Rezervacija robe je posebno osetljiva. Sistem treba da definiše kada se roba rezerviše: pri dodavanju u korpu, pri potvrdi porudžbine, nakon odobrenja plaćanja ili tek kada ERP prihvati dokument. Svaki model ima posledice. Ako se rezerviše prerano, lager može biti blokiran. Ako se rezerviše prekasno, može doći do prodaje robe koja je u međuvremenu otišla drugim kanalom.

Parcijalna isporuka je važna za kupce koji žele deo robe odmah, a ostatak kasnije. Online prodavnica treba da podrži prikaz dostupnih i nedostupnih stavki, izbor da li kupac prihvata delimičnu isporuku i jasne statuse za svaku stavku.

Automatizacija porudžbine: od korpe do ERP-a, magacina i kurira

Kada kupac završi porudžbinu, posao ne treba da se pretvori u ručno prepisivanje. Cilj je da sistem proveri podatke, pošalje porudžbinu u ERP, obavesti magacin, pripremi dokumente i prosledi podatke logistici prema definisanom toku.

Automatizacija prodaje rezervnih delova može uključiti validaciju šifara i količina, proveru kupca, proveru limita, slanje porudžbine u ERP, kreiranje statusa za magacin, pripremu za pakovanje, izbor kurira i ažuriranje statusa pošiljke. Kod većeg obima porudžbina, ovo značajno smanjuje greške koje nastaju pri ručnom unosu.

Za tok od porudžbine do isporuke korisne su kurirske integracije i logistika, posebno kada se porudžbine šalju preko više kurirskih službi ili kada kupci očekuju status isporuke. U širem smislu, automatizacija eCommerce poslovanja povezuje prodaju, ERP, magacin i operativne statuse u jedan kontrolisan proces.

Kada je potreban namenski eCommerce sistem za rezervne delove

Jednostavan online katalog može biti dovoljan ako firma ima mali broj proizvoda, jednostavne cene i nema potrebu za integracijom. Međutim, custom eCommerce za auto delove i druge rezervne komponente postaje opravdan kada postoje veliki katalog, više šifara po artiklu, B2B kupci, ERP integracija, više magacina i specifična pravila poručivanja.

Namenski eCommerce sistem ima smisla kada prodajni tim svakodnevno odgovara na ista pitanja: da li ima na stanju, koja je cena za mene, koja je zamena, da li može odmah, da li imate po ovoj šifri. Ako se ta pitanja mogu rešiti kroz podatke i proces, online prodavnica prestaje da bude samo prodajni izlog i postaje operativni alat.

Firme koje imaju više brendova, više tržišta ili odvojene B2C i B2B kanale mogu razmotriti i upravljanje vise online prodavnica, posebno ako se isti ERP i isti lager koriste za različite prodajne tokove.

Kontrolna lista za vlasnika pre početka projekta

Pre izrade online prodavnice za rezervne delove, korisno je pripremiti jasne odgovore na nekoliko operativnih pitanja:

• Koji sistem je glavni izvor podataka o artiklima, cenama i lageru?
• Da li svaki artikal ima internu šifru, dobavljačku šifru, OEM broj i zamenske oznake?
• Ko održava veze između originalnih, zamenskih i povezanih artikala?
• Da li postoje različiti cenovnici, rabati i uslovi po kupcu?
• Da li kupci treba da poručuju unosom šifara, uvozom fajla ili kroz katalog?
• Koliko magacina postoji i koja su pravila prioriteta isporuke?
• Kada se roba rezerviše i koliko dugo rezervacija važi?
• Da li su dozvoljene parcijalne isporuke?
• Koji statusi porudžbine su potrebni prodaji, magacinu i kupcu?
• Da li se porudžbine automatski šalju u ERP, a podaci ka kuriru?
• Koji izveštaji su potrebni menadžmentu i prodaji?

Odgovori na ova pitanja određuju arhitekturu sistema. Ako se preskoče, projekat se često svede na lep prikaz proizvoda, dok glavni problemi ostanu u pozadini: ručne provere, netačan lager, nejasne zamene i B2B porudžbine kroz mejl.

Ako planirate B2B portal za rezervne delove, ERP integraciju ili nadogradnju postojećeg webshopa za rezervne delove, sledeći korak je procena kataloga, podataka i poslovnog toka. Za to možete poslati upit preko stranice kontakt za procenu projekta.

FAQ