Kako napraviti B2B portal za veleprodaju koji smanjuje ručno primanje porudžbina

Veleprodaja često počne jednostavno: stalni kupci zovu komercijalistu, pošalju spisak artikala mejlom ili poruku preko Vibera. Dok je broj kupaca i porudžbina mali, takav rad može da funkcioniše. Problem nastaje kada firma ima više cenovnika, različite rabate, posebne uslove po kupcu, česte provere lagera i prodajni tim koji sve to mora ručno da prepisuje u ERP ili drugi interni sistem.

B2B portal za veleprodaju rešava taj deo procesa tako što kupcima daje kontrolisan pristup online poručivanju. Kupac se prijavi, vidi artikle koji su mu dostupni, svoje cene i uslove, formira porudžbinu i šalje je bez telefonskog poziva. Prodajni tim i dalje vodi odnos sa kupcem, ali manje vremena troši na administraciju.

Ovaj tekst objašnjava kada ima smisla uvoditi veleprodajni portal, koje funkcije su važne i kako razmišljati o vezi između postojeće online prodavnice, ERP-a, cenovnika i operativnog toka porudžbine.

Šta je B2B portal za veleprodaju i kome je potreban

B2B portal za veleprodaju je zatvoreni ili delimično zatvoreni sistem za online poručivanje namenjen pravnim licima, distributerima, maloprodajnim objektima, partnerima ili drugim poslovnim kupcima. Za razliku od klasične B2C prodavnice, ovde nije dovoljno prikazati javnu cenu, dugme za korpu i standardnu checkout stranicu.

Kod veleprodaje se često pojavljuju pravila kao što su različiti rabati po kupcu, minimalne količine, pakovanja, odloženo plaćanje, posebni katalozi, odobravanje registracije, ograničen prikaz cena i porudžbine koje se dalje obrađuju u ERP-u. Zato online prodavnica za veleprodaju mora da prati realna pravila prodaje, a ne samo izgled maloprodajnog sajta.

B2B poručivanje u online prodavnici posebno je korisno firmama koje već imaju stabilnu bazu kupaca, ponavljajuće porudžbine i komercijaliste koji veliki deo radnog dana provode u proveri cena, lagera i statusa isporuke. U tom slučaju portal ne menja prodajni odnos, već uklanja nepotrebno ručno prepisivanje.

Najčešći znaci da veleprodaja prerasta ručno primanje porudžbina

Prvi znak je veliki broj kanala kroz koje stižu porudžbine. Jedan kupac šalje Excel fajl, drugi sliku porudžbine, treći zove telefonom, četvrti šalje poruku komercijalisti. Svaka takva porudžbina mora da se protumači, proveri, unese i potvrdi.

Drugi znak su greške u cenama i rabatima. Ako svaki kupac ima drugačije uslove, ručna provera povećava rizik da se primeni pogrešan cenovnik, zastareo popust ili pogrešna valuta prikaza. To ne mora uvek da bude veliki finansijski problem, ali stvara dodatni rad i narušava poverenje kupaca.

Treći znak su česti pozivi za lager. Kupci žele da znaju da li je artikal dostupan, koliko komada ima i kada može da se isporuči. Ako prodaja svaki put mora ručno da proverava stanje, automatizacija veleprodaje postaje praktična potreba, ne samo tehničko unapređenje.

Četvrti znak je dupli unos podataka. Porudžbina prvo nastane u mejlu ili poruci, zatim se ručno unosi u online prodavnicu, ERP ili knjigovodstveni sistem. Svaki dodatni unos povećava mogućnost greške. Dobro postavljene B2B online porudžbine smanjuju taj rizik jer kupac sam bira artikle, količine i šalje strukturisanu porudžbinu.

Ključne funkcije koje B2B portal treba da ima

Veleprodajni portal za kupce treba da bude jednostavan za korišćenje, ali dovoljno fleksibilan da podrži pravila poslovanja. Osnovne funkcije obično uključuju registraciju i login za kupce, odobravanje naloga od strane administratora, prikaz cena samo odobrenim korisnicima i odvajanje B2B kupaca od maloprodajnih posetilaca.

Posebne cene za B2B kupce su centralna funkcija. Sistem treba da podrži cenovnike po grupi kupaca, individualne popuste, rabate po kategoriji, količinske popuste ili kombinaciju više pravila, u zavisnosti od toga kako firma već radi prodaju.

Važne su i funkcije za brzo poručivanje: unos šifre artikla, poručivanje iz tabele, ponavljanje prethodne porudžbine, lista omiljenih artikala i uvoz porudžbine iz fajla ako kupci već rade na taj način. B2B kupac ne želi da pregleda katalog kao krajnji potrošač ako već zna šta kupuje. Njemu je važno da brzo nađe artikal, proveri cenu i pošalje porudžbinu.

Portal treba da podrži minimalne količine, prodaju po pakovanju, ograničenja po kupcu, prikaz statusa porudžbine i jasnu potvrdu šta je poslato na obradu. Ako se prikazuje lager, potrebno je jasno definisati da li se prikazuje realno stanje, rezervisana količina, dostupnost po magacinima ili samo oznaka da je artikal dostupan.

Kako rešiti cene, rabate i različite uslove za kupce

U B2B prodaji cena retko znači samo jednu vrednost na proizvodu. Jedan kupac može imati osnovni rabat, drugi dodatni popust na određenu kategoriju, treći ugovorene cene za određene artikle. Zbog toga B2B eCommerce Srbija projekti često zavise od kvaliteta pripreme cenovnika pre samog razvoja.

Prvi korak je mapiranje grupa kupaca. Na primer: distributeri, maloprodajni objekti, servisi, franšizni partneri ili VIP kupci. Zatim se definiše da li svaka grupa ima poseban cenovnik, rabat ili pravila po artiklima. Ako postoje individualni dogovori, potrebno je odlučiti da li oni ostaju u ERP-u, da li se sinhronizuju sa portalom ili se održavaju direktno u eCommerce sistemu.

Za neodobrene korisnike često se skrivaju cene i korpa. Posetilac može da vidi katalog ili deo kataloga, ali ne i veleprodajne uslove dok firma ne potvrdi njegov nalog. Kod poručivanja za pravna lica online korisno je prikupiti podatke kao što su naziv firme, PIB, matični broj, adresa, kontakt osoba i željena vrsta saradnje. Ako se ti podaci koriste za ugovorne, poreske ili druge formalne procese, proverite detalje sa knjigovođom ili pravnikom.

Zašto je integracija sa ERP-om često ključna

Ako firma već vodi artikle, kupce, cenovnike, rabate i lager u ERP-u, B2B portal ne treba posmatrati kao izolovan sistem. U suprotnom se brzo dobija još jedno mesto za održavanje podataka, što poništava deo koristi od digitalizacije.

Integracija B2B portala sa ERP-om može da obuhvati sinhronizaciju artikala, kategorija, cena, rabata, stanja lagera, kupaca, porudžbina i statusa obrade. Nije uvek potrebno povezati sve odmah, ali je važno znati šta je izvor istine za svaki podatak. Ako je ERP glavni sistem za lager, portal treba da čita ili redovno dobija te podatke. Ako ERP obrađuje porudžbine, portal treba da ih šalje u formatu koji interni tim može da koristi bez ručnog prepisivanja.

Dobro planirana automatizacija eCommerce poslovanja smanjuje broj ručnih koraka, ali zahteva preciznu specifikaciju. Potrebno je znati koliko često se osvežavaju podaci, šta se dešava kada artikal nema dovoljno stanja, kako se obrađuju rezervacije i ko rešava izuzetke. Više o ovom tipu rada možete pogledati na stranici automatizacija eCommerce poslovanja.

Da li koristiti postojeću WooCommerce prodavnicu ili praviti poseban B2B portal

Ako firma već ima WooCommerce prodavnicu za maloprodaju, prirodno pitanje je da li je dovoljno dodati B2B funkcije ili treba praviti odvojen portal. Odgovor zavisi od procesa, broja pravila i toga koliko se B2B tok razlikuje od B2C prodaje.

WooCommerce B2B prodavnica može biti dobra opcija kada su pravila relativno jasna: odobreni kupci, nekoliko grupa cenovnika, skrivanje cena, minimalne količine i standardan tok porudžbine. Prednost je što se koristi postojeća infrastruktura, katalog i administracija. Ipak, potrebno je pažljivo proveriti da li dodaci mogu da podrže sve cenovne i operativne zahteve bez komplikovanih zaobilaznih rešenja.

Poseban B2B portal ima više smisla kada su B2B i B2C procesi značajno različiti, kada postoje kompleksni cenovnici, veći broj integracija, posebni korisnički nalozi po firmi, odobravanje porudžbina na nivou kupca ili drugačija logistička pravila. Ako firma vodi više prodajnih tokova, korisno je razmotriti i upravljanje vise online prodavnica iz jedne tehničke ili operativne osnove.

Nema univerzalnog izbora. Kod jednostavnijih potreba nadogradnja postojeće prodavnice može biti racionalna. Kod složenijih procesa poseban portal može biti čistiji i dugoročno lakši za održavanje.

Kako izgleda idealan tok B2B porudžbine

Tipičan tok počinje registracijom kupca. Kupac popunjava podatke o firmi, a prodajni ili administrativni tim proverava zahtev i odobrava nalog. Nakon odobrenja, korisnik vidi katalog, cene i uslove koji važe za njegovu firmu.

Kupac zatim formira porudžbinu kroz pretragu, brzi unos, ponavljanje ranije porudžbine ili listu često naručivanih artikala. Sistem proverava minimalne količine, pakovanja i dostupnost. Ako je integracija postavljena, porudžbina se šalje u ERP ili interni sistem obrade, gde prodajni tim može da je pregleda, potvrdi, izmeni po pravilima firme ili prosledi dalje u magacin.

Nakon toga kupac dobija potvrdu i, po potrebi, status porudžbine. Ako su statusi povezani sa ERP-om, kupac može da vidi da li je porudžbina primljena, u obradi, delimično isporučena ili završena. Za transport, rokove i kurirske procese pravila treba uskladiti sa internom logistikom i pružaocima usluga. Ako se uvode posebne dostavne opcije ili naplate, proverite detalje sa relevantnim pružaocem usluge i knjigovođom.

Najčešće greške pri izradi B2B portala

Prva greška je početak razvoja bez jasnih pravila cena. Ako tim ne zna koji kupac vidi koju cenu, razvoj se pretvara u stalno menjanje logike. Druga greška je nepovezan lager. Portal koji prikazuje zastarele informacije može da izazove više poziva nego ranije, jer kupci počinju da proveravaju zašto se stanje ne poklapa.

Treća greška je prekomplikovan interfejs. B2B kupci često poručuju iste artikle i žele brzinu. Ako moraju da prolaze kroz previše koraka, vraćaju se telefonu i mejlu. Četvrta greška je ignorisanje navika postojećih kupaca. Ako kupci godinama šalju porudžbine po šiframa, portal treba da podrži unos po šifri, a ne samo vizuelni katalog.

Peta greška je oslanjanje na jedan plugin ili gotovu funkciju bez provere procesa. Dodaci mogu biti korisni, ali nisu zamena za analizu cenovnika, ERP-a, lagera, korisničkih prava i toka obrade. Za ozbiljniji B2B portal za veleprodaju najvažnije je da sistem prati poslovna pravila firme, a ne obrnuto.

Koliko pripreme je potrebno pre razvoja B2B portala

Pre razvoja treba pripremiti nekoliko grupa informacija. Prvo, tipove kupaca i pravila odobravanja: ko može da se registruje, ko odobrava nalog i koje podatke je obavezno prikupiti. Drugo, cenovnike i rabate: grupe kupaca, individualne cene, popuste po kategoriji, minimalne vrednosti porudžbine i pravila za pakovanja.

Treće, izvore podataka: gde se vode artikli, slike, opisi, šifre, bar-kodovi, lager i statusi porudžbina. Četvrto, ERP pravila: šta se šalje u ERP, kada se šalje, koji status se vraća i ko rešava greške u sinhronizaciji. Peto, odgovornosti prodajnog tima: ko prati nove kupce, ko odobrava porudžbine, ko komunicira izuzetke i ko održava cenovnike.

Ova priprema ne mora da bude savršena, ali mora da bude dovoljno jasna da razvojni tim može da proceni obim posla i rizike. B2B online porudžbine nisu samo nova stranica na sajtu; one menjaju način na koji kupac, prodaja, magacin i administracija razmenjuju podatke.

Kada razgovarati sa timom za eCommerce razvoj

Razgovor sa razvojnim timom ima smisla kada već znate da ručni rad usporava prodaju, ali niste sigurni da li vam treba nadogradnja postojeće prodavnice, poseban veleprodajni portal za kupce ili integracija sa ERP-om. U toj fazi nije neophodno imati gotovu specifikaciju, ali je korisno doneti primere porudžbina, cenovnika, tipova kupaca i trenutnog toka obrade.

Tim ecom01 može da pomogne u proceni procesa, planiranju funkcija, integracijama i automatizaciji veleprodajnog poručivanja. Cilj takvog rada nije samo da kupac dobije login, već da se smanji ručni unos tamo gde je to tehnički i operativno opravdano.

Ako želite da proverite da li je za vašu firmu bolja WooCommerce B2B nadogradnja, poseban portal ili povezivanje sa ERP-om, pošaljite osnovne informacije preko stranice kontakt za procenu projekta.

FAQ

Šta je B2B portal za veleprodaju?

B2B portal za veleprodaju je online sistem kroz koji odobreni poslovni kupci mogu da vide katalog, svoje cene, rabate, dostupnost artikala i da šalju porudžbine bez telefona ili mejla.

Da li B2B portal može da radi zajedno sa postojećom online prodavnicom?

Može, ako postojeća platforma podržava potrebna B2B pravila ili se može bezbedno nadograditi. U složenijim slučajevima bolje je razmotriti poseban B2B portal povezan sa istim katalogom ili ERP-om.

Da li kupci mogu da vide različite cene i rabate?

Da. B2B sistem može da podrži grupe kupaca, individualne cenovnike, rabate po kategoriji, količinske popuste i skrivene cene za korisnike koji nisu odobreni.

Kada je potrebna integracija B2B portala sa ERP-om?

Integracija je posebno korisna kada se artikli, cene, kupci, lager i porudžbine već vode u ERP-u. Tada portal ne duplira podatke, već razmenjuje informacije sa glavnim poslovnim sistemom.

Da li B2B portal može da prikazuje stanje lagera?

Može, ali je važno definisati izvor podataka i učestalost osvežavanja. Lager može biti prikazan kao tačna količina, dostupnost po magacinu ili jednostavna oznaka dostupno/nedostupno.

Da li je bolje napraviti poseban B2B portal ili nadograditi WooCommerce prodavnicu?

Zavisi od složenosti procesa. Ako su pravila jednostavna, WooCommerce nadogradnja može biti dovoljna. Ako postoje kompleksni cenovnici, ERP integracije i posebni tokovi odobravanja, poseban portal može biti praktičniji.

Koje podatke treba pripremiti pre izrade B2B portala?

Treba pripremiti tipove kupaca, pravila cena i rabata, minimalne količine, izvore lagera, tok odobravanja kupaca, ERP podatke, statuse porudžbina i odgovornosti prodajnog tima.

Kako B2B portal smanjuje ručni rad prodajnog tima?

Kupci sami unose porudžbine, vide svoje cene i osnovne informacije o dostupnosti. Prodajni tim manje vremena troši na prepisivanje i proveru osnovnih podataka, a više na rad sa kupcima i izuzetke.