B2B portal sa uvozom Excel porudžbine: kako ubrzati veleprodajno poručivanje bez telefona, mejlova i ručnog unosa

U veleprodaji problem često nije u tome da kupac ne zna šta želi. Naprotiv, stalni B2B kupci uglavnom tačno znaju koje artikle naručuju, koje šifre koriste, u kojim pakovanjima poručuju i koliko često ponavljaju iste ili slične narudžbine. Problem nastaje kada se sve to i dalje šalje telefonom, mejlom, kroz poruke ili Excel fajlove koje komercijalisti zatim ručno prekucavaju.

B2B portal sa uvozom Excel porudžbine rešava upravo taj operativni deo prodaje: kupac može da unese šifru artikla, učita tabelu sa desetinama ili stotinama stavki, ponovi prethodnu porudžbinu i prati status obrade. Komercijala ne gubi vreme na prepisivanje, a firma dobija bolju kontrolu nad cenama, lagerom, rabatima i dokumentima.

Ovakav portal nije samo online katalog. To je prodajni alat koji mora da prati realna pravila veleprodaje: kupce sa različitim cenovnicima, minimalne količine, pakovanja, interne i dobavljačke šifre, raspoloživost po magacinima, odobravanje porudžbine i vezu sa ERP sistemom.

Zašto klasična online prodavnica često nije dovoljna za B2B poručivanje

Maloprodajni kupac uglavnom pretražuje proizvode, upoređuje karakteristike, gleda slike i ubacuje nekoliko artikala u korpu. Veleprodajne porudžbine izgledaju drugačije. B2B kupac može da naručuje 50, 100 ili 300 stavki, često na osnovu svojih internih šifara, prethodnih narudžbina ili dogovorenog asortimana.

Zato B2B portal za brzo poručivanje mora da podrži način rada koji je kupcu već poznat. Ako kupac godinama šalje Excel tabelu sa kolonama „šifra” i „količina”, cilj nije da ga naterate da ručno pretražuje katalog. Cilj je da isti ulazni format prođe kroz kontrolisan sistem koji proverava šifre, količine, cene i dostupnost pre nego što porudžbina ode u obradu.

Kod B2B online poručivanja za veleprodaju posebno su važni:

• brz unos artikala po šifri ili nazivu,
• uvoz porudžbine iz Excel fajla,
• prikaz kupčevih cena i rabata,
• pravila pakovanja i minimalnih količina,
• provera lagera pre slanja,
• ponavljanje prethodnih porudžbina,
• statusi porudžbine vidljivi kupcu i komercijali.

Kako izgleda brzo poručivanje po šifri artikla

Poručivanje po šifri artikla B2B portal treba da omogući bez nepotrebnih koraka. Kupac otvara formu za brzi unos, unosi šifru ili deo naziva, a sistem odmah predlaže odgovarajući artikal. Nakon izbora artikla, kupac unosi količinu, dok portal proverava da li je količina u skladu sa pakovanjem, minimalnom porudžbinom i dostupnim stanjem.

U praksi, dobar tok brzog unosa izgleda ovako:

1. Kupac unosi internu, vašu ili dobavljačku šifru artikla.
2. Sistem pronalazi artikal i prikazuje naziv, jedinicu mere, pakovanje i cenu za tog kupca.
3. Kupac unosi količinu.
4. Portal upozorava ako količina nije usklađena sa pakovanjem ili minimalnom količinom.
5. Portal prikazuje dostupnost ili informaciju da je potrebna potvrda isporuke.
6. Stavka se dodaje u porudžbinu bez listanja kataloga.

Ovo je posebno korisno za kupce koji naručuju potrošni materijal, rezervne delove, prehrambene proizvode, tehničku robu, repromaterijal ili bilo koji asortiman sa velikim brojem šifara. Lageri i stanje zaliha moraju biti prikazani na način koji odgovara vašem procesu: tačna dostupnost, dostupno za poručivanje, dostupno po potvrdi ili očekivani datum dopune.

Uvoz Excel porudžbine: kada kupci naručuju desetine ili stotine stavki

Kada kupac ima veliku porudžbinu, ručni unos stavku po stavku nije dovoljno efikasan. Tada je uvoz porudžbine iz Excel fajla praktičniji tok. Kupac preuzima definisan šablon ili koristi dogovoreni format tabele, unosi šifre i količine, a zatim učitava fajl u portal.

B2B portal sa uvozom Excel porudžbine ne treba samo da prihvati fajl. Važno je da ga proveri pre slanja porudžbine. Sistem treba da prepozna nepostojeće šifre, duplirane stavke, pogrešne količine, artikle koji nisu aktivni za tog kupca, količine koje nisu u skladu sa pakovanjem i stavke za koje nema dovoljno robe.

Na taj način Excel ostaje ulazni format koji je kupcima poznat, ali se obrada prebacuje u automatizovan i kontrolisan proces. To je važan deo kada se radi automatizacija B2B porudžbina, jer se greške hvataju pre nego što porudžbina uđe u ERP ili dođe do magacina.

Ponavljanje prethodne porudžbine i liste omiljenih artikala

Veliki deo B2B kupaca naručuje sličan asortiman iz meseca u mesec. Prodavnica, restoran, servis, maloprodajni lanac ili proizvodni pogon često ima standardnu listu artikala koju dopunjava po potrebi. Zato ponavljanje prethodne porudžbine B2B scenarijima značajno skraćuje vreme poručivanja.

Kupac treba da može da otvori istoriju narudžbina, izabere raniju porudžbinu i klikom je prebaci u novu korpu. Zatim menja količine, uklanja stavke koje mu nisu potrebne i dodaje nove artikle. Još praktičnije je kada portal podržava liste omiljenih artikala, standardne porudžbine po lokaciji ili sezonske liste.

Za firme koje imaju više kanala prodaje, B2B portal može biti deo šireg sistema. Ako pored veleprodajnog portala imate više odvojenih prodajnih kanala, korisno je razmotriti i upravljanje vise online prodavnica kroz jedinstveniju operativnu strukturu.

Cene, rabati i uslovi po kupcu u B2B portalu

Brzo poručivanje nema mnogo vrednosti ako ne poštuje komercijalne uslove. B2B kupac ne sme da vidi generičku cenu ako u ERP-u ima svoj cenovnik, rabat, valutu, rok plaćanja ili posebne uslove. Zbog toga B2B portal povezan sa ERP sistemom mora da prikazuje podatke koji su usklađeni sa poslovnim sistemom.

Tipična pravila koja portal treba da podrži su:

• cene po kupcu ili grupi kupaca,
• rabatne skale,
• akcijske cene za određeni period,
• minimalne količine za poručivanje,
• pakovanja, transportne jedinice i paletne količine,
• artikli dostupni samo određenim kupcima,
• limiti, odobrenja i pravila plaćanja.

Ova pravila treba definisati pre razvoja portala, jer od njih zavisi logika korpe, validacija porudžbine i način slanja podataka u ERP.

Povezivanje B2B portala sa ERP-om: šta treba automatizovati

Bez ERP integracije, B2B portal lako postane još jedno mesto za ručni rad. Cilj nije da kupac pošalje online zahtev koji neko ponovo unosi u poslovni program. Cilj je da se porudžbina, nakon provere i eventualnog odobrenja, prenese u sistem u kome se dalje obrađuje.

Kod projekta u kome je B2B portal povezan sa ERP sistemom, najčešće se razmenjuju sledeći podaci:

• kupci, kontakti, adrese isporuke i korisničke role,
• artikli, šifre, bar-kodovi, jedinice mere i statusi artikala,
• cene, rabati i komercijalni uslovi,
• lageri i rezervacije,
• porudžbine i stavke porudžbina,
• statusi obrade, isporuke i eventualnih izmena,
• dokumenti kao što su ponude, potvrde, otpremnice ili fakture, ako proces to zahteva.

Detalji integracije zavise od ERP-a, dostupnih API-ja, načina rada magacina i pravila komercijale. Pre početka projekta treba proveriti koje podatke ERP može da šalje, koje može da prima i koliko često se sinhronizacija obavlja. Za širu temu povezivanja prodajnih procesa, korisna je stranica automatizacija eCommerce poslovanja.

Validacija porudžbine pre slanja: kako sprečiti greške u šiframa, količinama i lageru

Kod velikih veleprodajnih narudžbina jedna pogrešna šifra ili količina može da napravi dodatni posao za komercijalu, magacin i kupca. Zbog toga validacija mora da bude jasno prikazana pre slanja porudžbine.

Kada kupac učita Excel fajl, portal treba da prikaže rezultat provere po stavkama. Na primer: artikal pronađen, količina korigovana na pakovanje, nema dovoljno zaliha, artikal nije dostupan za tog kupca ili šifra nije prepoznata. Kupac zatim može da ispravi fajl, izmeni stavku direktno u portalu ili pošalje porudžbinu sa napomenom, u zavisnosti od vaših pravila.

Dobro postavljena validacija smanjuje broj poziva tipa „Da li ste dobili porudžbinu?” i „Zašto nije isporučena cela količina?”. Umesto toga, kupac odmah vidi šta je prihvaćeno, šta zahteva proveru i šta ne može da se poruči u traženom obliku.

Statusi porudžbine za kupca i komercijalu

Nakon slanja porudžbine, kupac želi da zna šta se dešava. Ako nema vidljiv status, ponovo se vraća na telefon i mejl. Zato B2B online poručivanje za veleprodaju treba da uključi pregled statusa koji je razumljiv i kupcu i internom timu.

Statusi mogu biti jednostavni ili detaljni, u zavisnosti od procesa. Najčešći su: primljena, na proveri, potvrđena, delimično potvrđena, u pripremi, spakovana, poslata, isporučena ili otkazana. Ako se statusi dobijaju iz ERP-a ili WMS-a, kupac ima realniju sliku obrade bez dodatnih provera.

Kod firmi koje imaju ozbiljniju logistiku, portal se može povezati i sa sistemima za slanje i praćenje pošiljki. Za taj deo procesa relevantne su kurirske integracije i logistika.

Kada ima smisla praviti namenski B2B portal umesto prilagođavanja postojećeg sistema

Namenski eCommerce sistemi imaju smisla kada standardna korpa ne može da isprati pravila prodaje. To se najčešće dešava kod firmi koje imaju veliki broj artikala, više tipova kupaca, kompleksne cenovnike, više magacina, odobravanje porudžbina, specifične Excel formate ili potrebu za čvrstom ERP integracijom.

Namenski B2B portali su posebno korisni kada:

• komercijalisti veliki deo dana provode u prekucavanju porudžbina,
• kupci već imaju svoje tabele i interne šifre,
• porudžbine imaju mnogo stavki,
• cene i rabati zavise od kupca,
• lager mora da bude usklađen sa ERP-om,
• postoje posebna pravila odobravanja, limita ili isporuke,
• kupci traže jasan pregled prethodnih narudžbina i statusa.

U takvim situacijama eCommerce sistemi po meri omogućavaju da se proces napravi oko realnog načina rada, a ne oko ograničenja generičke prodajne forme.

Checklist: šta definisati pre izrade B2B portala za brzo poručivanje

Pre nego što se krene u izradu portala, važno je dokumentovati prodajni proces. Dobra priprema smanjuje naknadne izmene i pomaže da portal zaista odgovara kupcima i internim timovima.

• Koje formate Excel tabela kupci trenutno šalju?
• Da li kupci koriste vaše šifre, dobavljačke šifre ili interne šifre?
• Koji ERP ili poslovni sistem se koristi?
• Koji podaci su dostupni za integraciju: artikli, cene, lager, kupci, dokumenti?
• Da li kupci imaju različite cenovnike, rabate i uslove?
• Da li postoje minimalne količine, pakovanja ili paletne jedinice?
• Kako se rešavaju artikli bez dovoljnog lagera?
• Da li porudžbina ide direktno u obradu ili prvo na odobrenje?
• Koje statuse kupac treba da vidi?
• Da li jedan kupac ima više korisnika, lokacija ili nivoa odobravanja?
• Koje izveštaje treba da vidi kupac, a koje komercijala?

Ako imate stalne B2B kupce, veliki broj artikala i porudžbine koje se danas obrađuju kroz mejlove, telefone i tabele, sledeći korak je procena procesa i integracija. Za razgovor o izradi portala i povezivanju sa ERP sistemom možete poslati upit preko stranice kontakt za procenu projekta.