B2B portal za komercijaliste i kupce: kako povezati terensku prodaju, rabate i ERP

Veleprodaja retko funkcioniše kao jednostavna online kupovina. Kupci imaju ugovorene cene, različite rabatne grupe, kreditne limite, odloženo plaćanje, minimalne količine, posebne uslove isporuke i istoriju naručivanja. Komercijalisti su na terenu, razgovaraju sa kupcima, proveravaju zalihe, predlažu artikle i često primaju porudžbine preko telefona, Vibera, mejla ili papira.

Problem nastaje kada se ta porudžbina tek kasnije prepisuje u ERP. Do tada se cena može promeniti, artikl može nestati sa lagera, šifra može biti pogrešna, a menadžer prodaje nema potpun pregled šta je realno naručeno. B2B portal za komercijaliste i kupce rešava ovaj tok tako što porudžbina nastaje u kontrolisanom sistemu, sa pravilima koja su povezana sa ERP-om.

To nije samo digitalni katalog. Dobar B2B portal mora da prati način na koji veleprodajna firma zaista radi: po kupcima, komercijalistima, cenovnicima, limitima, magacinima, odobrenjima i statusima porudžbina.

Zašto klasičan rad komercijalista postaje usko grlo u veleprodaji

Kada komercijalista primi porudžbinu telefonom, porukom ili mejlom, firma dobija informaciju, ali ne dobija odmah validan poslovni dokument. Neko mora da proveri šifre, cene, rabate, dostupnost robe, limit kupca i uslove isporuke. Zatim se porudžbina ručno unosi u ERP ili poslovni program.

Na malom obimu to može da prođe. Na većem broju kupaca i artikala, ovakav rad stvara zagušenje. Administracija gubi vreme na prepisivanje. Komercijalista ne zna uvek da li je porudžbina prihvaćena. Kupac ne vidi status. Menadžer prodaje reaguje tek kada porudžbina uđe u sistem, a to može biti kasno za korekciju.

B2B poručivanje za komercijaliste skraćuje taj put. Komercijalista unosi porudžbinu direktno u portal, kao kupac ili u ime kupca. Sistem odmah primenjuje pravila: važeće cene, rabate, limite, dostupnost, minimalne količine i eventualno slanje na odobravanje. Tako automatizacija veleprodajnih porudžbina ne menja prodajni odnos, već uklanja ručni rad između prodaje i ERP-a.

Šta treba da omogući B2B portal za komercijaliste i kupce

B2B portal za komercijaliste i kupce treba da bude radni alat, a ne samo izlog proizvoda. Kupac treba da se prijavi i vidi katalog koji odgovara njegovim uslovima poslovanja. Komercijalista treba da vidi kupce za koje je zadužen i da za njih brzo formira porudžbinu.

U praksi, portal za online poručivanje za veleprodaju treba da omogući:

• prijavu kupca i prikaz podataka relevantnih za tog kupca,
• pregled artikala po kategorijama, brendovima, šiframa i dostupnosti,
• prikaz cena po kupcu, rabatnoj grupi ili posebnom cenovniku,
• brzo ponavljanje prethodne porudžbine,
• unos artikala po šifri ili barkodu,
• prikaz minimalnih količina i pakovanja,
• status porudžbine od kreiranja do obrade i isporuke,
• slanje porudžbine u ERP bez ponovnog unosa.

B2B portal sa rabatima i limitima mora da radi sa poslovnim pravilima, ne sa statičnim cenama koje neko ručno menja na više mesta. Ako se uslovi održavaju odvojeno u portalu i ERP-u, pre ili kasnije nastaje razlika u podacima.

Uloge u sistemu: kupac, komercijalista, menadžer prodaje i administracija

Portal za terensku prodaju mora da podrži različite uloge. Kupac ne treba da vidi iste podatke kao komercijalista. Komercijalista ne treba da ima ista prava kao menadžer prodaje. Administracija treba da ima kontrolu nad statusima, dokumentima i izuzecima.

Tipična podela može da izgleda ovako:

• Kupac vidi svoje cene, svoje prethodne porudžbine, dostupne artikle, statuse i eventualno otvorena zaduženja ako je to deo dogovorenog prikaza.
• Komercijalista vidi kupce za koje je zadužen, može da kreira porudžbinu u ime kupca, pregleda istoriju i predloži artikle na osnovu ranije kupovine.
• Menadžer prodaje vidi porudžbine tima, izuzetke, prekoračenja limita, posebne popuste i porudžbine koje čekaju odobrenje.
• Administracija prati tehničku ispravnost podataka, status porudžbina, sinhronizaciju sa ERP-om i eventualne greške u obradi.

B2B portal sa odobravanjem porudžbina dobija pravu vrednost tek kada su uloge jasno definisane. Bez toga, digitalni kanal samo prenosi postojeći haos u novi interfejs.

Kako rešiti cene, rabate, ugovorene uslove i limite kupaca

U veleprodaji cena nije samo cena artikla. Jedan kupac ima osnovni rabat, drugi ima poseban cenovnik, treći ima akcijski dogovor za određenu grupu proizvoda, a četvrti može naručivati samo do određenog limita. Zato B2B portal povezan sa ERP-om treba da koristi centralna pravila iz poslovnog sistema ili iz drugog pouzdanog centralnog izvora.

Ako se veleprodajni cenovnici, rabati i limiti ručno održavaju u portalu, a posebno u ERP-u, firma dobija dva izvora istine. To otvara prostor za pogrešne cene, reklamacije i dodatnu proveru svake porudžbine. Bolji pristup je da portal pri kreiranju porudžbine povlači ili proverava relevantna pravila: kupca, grupu kupca, artikl, količinu, rabat, limit i status.

Limiti kupaca u ovom kontekstu treba da se posmatraju kao poslovna pravila u sistemu, a ne kao finansijski savet. Pravila zaduženja, ugovornih uslova i odobravanja treba definisati interno i proveriti sa nadležnim osobama u firmi, knjigovođom ili pravnikom kada je potrebno.

Odobravanje porudžbina: kada porudžbina ne treba odmah da ide u isporuku

Ne treba svaka B2B porudžbina automatski da ide u isporuku. U mnogim firmama postoje situacije kada sistem treba da zaustavi proces i zatraži potvrdu odgovorne osobe. To je posebno važno kada porudžbina izlazi iz standardnih pravila.

B2B portal sa odobravanjem porudžbina može da koristi pravila kao što su:

• kupac je prekoračio definisani limit,
• tražena količina nije dostupna u punom iznosu,
• komercijalista je uneo poseban rabat ili komentar za izuzetak,
• kupac je na internoj proveri,
• porudžbina prelazi vrednosni prag za automatsku obradu,
• određena grupa artikala zahteva dodatnu potvrdu.

Važno je da odobravanje porudžbina ne bude nevidljiv proces. Kupac i komercijalista treba da vide status: poslato, čeka odobrenje, odobreno, delimično odobreno, odbijeno, u obradi, spremno za isporuku. Bez jasnih statusa, telefon se vraća kao glavni kanal komunikacije.

Lager i dostupnost robe: šta komercijalista mora da vidi pre nego što primi porudžbinu

Komercijalista na terenu mora da zna da li se roba može isporučiti. Ako prodaje artikle bez uvida u realno stanje, kupac dobija očekivanje koje logistika možda ne može da ispuni. Zato prikaz lagera i stanja zaliha treba projektovati pažljivo.

Nije uvek dovoljno prikazati samo broj komada. Za veleprodaju su važni i rezervisana količina, dostupno za prodaju, stanje po magacinima, očekivani prijem robe, minimalna količina za naručivanje i alternativni artikli. Ako komercijalista vidi da artikla nema, ali vidi zamenu ili očekivani datum prijema, može odmah da predloži realnu opciju kupcu.

Kada su porudžbine komercijalista u ERP povezane sa stanjem zaliha, firma smanjuje broj naknadnih poziva, korekcija i otkazivanja. Nije poenta da se prikaže što više podataka, već da se prikažu podaci koji pomažu da porudžbina bude tačna.

Integracija sa ERP-om: kako porudžbina iz B2B portala ulazi u poslovni proces

B2B portal povezan sa ERP-om treba da pokrije tok od kreiranja porudžbine do dalje obrade. Kada kupac ili komercijalista pošalje porudžbinu, sistem treba da prenese relevantne podatke: kupca, artikle, količine, cene, rabate, napomene, status, adresu isporuke, magacin i eventualne dokumente.

Integracija online prodavnice sa ERP-om u B2B okruženju nije samo tehničko slanje stavki. Potrebno je odlučiti gde se računaju cene, gde se proverava lager, gde se rezerviše roba, koji sistem dodeljuje broj dokumenta i kako se vraćaju statusi nazad u portal. Ako kupac vidi da je porudžbina poslata, a ERP je odbio dokument zbog neispravnog pravila, portal mora to da prikaže operativnom timu.

Za širi pristup procesima porudžbina, zaliha i prodajnih tokova korisno je planirati automatizaciju eCommerce poslovanja zajedno sa ERP integracijom. Ako firma ima više kanala prodaje, B2B i B2C kanale ili odvojene regionalne prodavnice, važno je razmotriti i upravljanje vise online prodavnica.

Mobilno korišćenje na terenu: brzina rada za komercijaliste

Digitalizacija terenske prodaje neće uspeti ako je portal spor i komplikovan na telefonu. Komercijalista često radi u prodavnici kupca, u magacinu, u vozilu ili između sastanaka. Nema vremena za deset koraka do jedne stavke porudžbine.

Portal za terensku prodaju treba da bude prilagođen telefonu i tabletu, sa brzom pretragom po šifri, nazivu, barkodu ili kategoriji. Važni su istorija kupca, najčešće naručivani artikli, ponovno naručivanje, predlozi zamenskih proizvoda i mogućnost rada sa minimalnim brojem klikova. Ako se porudžbina unosi brže kroz poruku nego kroz portal, korisnici će se vratiti starom načinu rada.

Najčešće greške pri uvođenju B2B portala za terensku prodaju

Prva greška je kopiranje logike maloprodajnog webshopa. B2B portal za komercijaliste i kupce ima drugačija pravila: kupci nisu anonimni, cene nisu iste za sve, porudžbine često zahtevaju odobrenje, a ERP je centralni deo procesa.

Druga greška je ručno održavanje cenovnika i rabata na više mesta. To brzo dovodi do razlike između portala i poslovnog sistema. Treća greška je nejasna podela uloga. Ako komercijalista vidi previše ili premalo podataka, proces postaje neefikasan. Četvrta greška su nejasni statusi porudžbina. Bez transparentnih statusa, kupci i prodaja nastavljaju da zovu administraciju za svaku proveru.

Peta greška je zanemarivanje logistike. Nakon odobravanja porudžbine, proces ide ka magacinu, pakovanju, isporuci i obaveštavanju kupca. Zato je korisno unapred planirati kurirske integracije i logistika, posebno ako se porudžbine šalju kroz više logističkih tokova.

Kada ima smisla razviti namenski B2B portal po meri

Namenski eCommerce sistemi imaju smisla kada firma ima dovoljno složene procese da običan katalog ne rešava problem. Tipični signali su veliki broj B2B kupaca, terenski prodajni tim, posebni cenovnici, rabati po kupcu, više magacina, ERP kao centralni sistem, veliki broj telefonskih porudžbina i administracija koja troši mnogo vremena na prepisivanje.

B2B portali po meri su posebno korisni kada firma želi da zadrži postojeća poslovna pravila, ali da ih sprovede kroz digitalni kanal. Cilj nije da se prodaja odvoji od komercijalista, već da komercijalisti, kupci, menadžeri i administracija rade nad istim podacima.

Ako razmatrate B2B portal povezan sa ERP-om, prvi korak nije dizajn ekrana, već mapiranje procesa: ko naručuje, ko odobrava, gde nastaju cene, gde se proverava lager, kada se rezerviše roba i kako se status vraća kupcu. Za procenu takvog projekta možete poslati osnovne informacije kroz kontakt za procenu projekta.

Zaključak

B2B portal za komercijaliste i kupce treba da smanji ručni unos, ubrza tok porudžbine i poveže prodaju sa ERP pravilima. Najveća vrednost nije u tome da kupac vidi katalog, već da porudžbina od početka bude tačna: sa pravim kupcem, cenom, rabatom, dostupnošću, limitom, statusom i pravilom odobravanja.

Kada se terenska prodaja, kupci, administracija i ERP povežu u jedan tok, firma dobija bolju kontrolu procesa i manje zavisi od telefona, poruka i naknadnog prepisivanja.