PDA skeniranje porudžbina u online prodavnici: manje grešaka u pakovanju, brži magacin i bolja kontrola slanja

Greške u pakovanju porudžbina nisu samo magacinski problem. Kada kupac dobije pogrešnu veličinu, boju, model ili nepotpunu isporuku, posledice se vide kroz reklamacije kupaca, dodatne troškove dostave, rad korisničke podrške i slabije poverenje u online prodavnicu.

Dok prodavnica ima mali broj dnevnih porudžbina, ručna provera često deluje prihvatljivo. Problem nastaje kada porastu broj SKU-ova, broj magacionera, broj prodajnih kanala i pritisak tokom akcija ili sezonskih pikova. Tada papirne liste, Excel tabele i vizuelna provera artikala više nisu dovoljni za stabilne magacinske procese za eCommerce.

PDA skeniranje porudžbina online prodavnica, povezano sa WMS-om i barcode kontrolom, uvodi proces u kome se svaki korak može proveriti: ko je preuzeo zadatak, gde je artikal pronađen, šta je skenirano, da li je količina ispravna i kada je paket spreman za kurira.

Zašto greške u pakovanju postaju ozbiljan problem kada online prodavnica poraste

Najčešći uzrok grešaka nije nepažnja jednog radnika, već proces koji ostavlja previše prostora za procenu. Magacioner dobije spisak, ručno traži artikle, razlikuje slične varijante proizvoda, proverava količine i na kraju pakuje više porudžbina u isto vreme. Ako sistem ne vodi radnika kroz zadatak, greška se često primeti tek kada kupac prijavi reklamaciju.

Tipične posledice su:

• slanje pogrešne veličine, boje, modela ili varijante proizvoda;
• izostavljen artikal iz porudžbine sa više stavki;
• dupla obrada zamene i dodatna komunikacija sa kupcem;
• neusklađenost između lagera u online prodavnici i stvarnog stanja u magacinu;
• nejasan trag ko je porudžbinu pokupio, kontrolisao, spakovao i predao kuriru;
• zastoji kada više radnika istovremeno obrađuje veliki broj narudžbina.

Zbog toga smanjenje grešaka u pakovanju porudžbina ne treba posmatrati kao izolovanu kontrolnu tačku, već kao deo šireg operativnog sistema: online porudžbina, rezervacija zaliha, picking, pakovanje, statusi i slanje.

Šta znači PDA skeniranje porudžbina u praksi

PDA uređaj je ručni terminal koji magacioner koristi za skeniranje barkodova, potvrdu lokacije, proveru artikala i izvršavanje zadataka u magacinu. U eCommerce okruženju, WMS PDA skeneri online prodavnica najčešće rade kao produžetak sistema koji upravlja zalihama, porudžbinama i magacinskim operacijama.

Proces može izgledati ovako:

1. Porudžbina iz online prodavnice ulazi u sistem.
2. Sistem proverava dostupnost artikala i rezerviše zalihe.
3. Magacioner na PDA uređaju dobija zadatak za picking.
4. Na ekranu vidi lokaciju, šifru artikla, naziv, varijantu i količinu.
5. Skenira lokaciju i barkod artikla.
6. Sistem potvrđuje da li je skeniran pravi proizvod za tu porudžbinu.
7. Artikli se nose na zonu za pakovanje, gde se radi dodatna kontrola pre slanja.

Barcode skeniranje u magacinu smanjuje oslanjanje na pamćenje, vizuelnu procenu i ručno prepisivanje. Ako magacioner skenira pogrešan artikal, sistem može odmah prikazati upozorenje i zaustaviti nastavak procesa dok se greška ne ispravi.

Tipičan tok porudžbine: od prijema na sajtu do paketa spremnog za kurira

Kontrolisan tok porudžbine treba da poveže prodaju, magacin i logistiku. Kada je proces dobro postavljen, svaka porudžbina prolazi kroz jasne statuse i zadatke.

Primer toka:

• Primljena porudžbina: kupac završava kupovinu, a porudžbina ulazi u sistem.
• Rezervacija zaliha: sistem odvaja artikle za tu porudžbinu, ako su dostupni.
• Picking lista za online prodavnicu: formira se lista artikala za preuzimanje iz magacina, pojedinačno ili grupno.
• PDA skeniranje: magacioner potvrđuje lokaciju, artikal i količinu.
• Kontrola pakovanja online porudžbina: pre zatvaranja paketa proverava se da li sadržaj odgovara porudžbini.
• Priprema pošiljke: kreira se nalepnica, tracking broj i kurirska dokumentacija, u skladu sa podržanom integracijom.
• Status za kurira: porudžbina menja status u spremna za preuzimanje ili poslata.

Ovakvi statusi porudžbina magacin kurir pomažu menadžmentu da vidi gde je zastoj: da li porudžbina čeka picking, pakovanje, kontrolu, štampu nalepnice ili dolazak kurira.

Gde nastaju greške kada nema WMS/PDA kontrole

Bez WMS/PDA kontrole, greške se najčešće dešavaju u situacijama koje deluju jednostavno dok se ne ponove mnogo puta u toku dana. Slični artikli stoje jedan pored drugog. Isti model postoji u više veličina. Boje se razlikuju po nijansi. Jedan proizvod ima staru i novu ambalažu. Porudžbine se paralelno pakuju na istom stolu.

Rizik raste kada online prodavnica ima:

• veliki broj varijanti proizvoda, kao što su veličina, boja, dimenzija ili pakovanje;
• više skladišnih lokacija ili magacina;
• artikle koji se često menjaju, dopunjuju ili povlače iz prodaje;
• setove, poklone, bundle proizvode ili promotivne kombinacije;
• ručno lepljenje kurirskih nalepnica bez provere porudžbine;
• više prodajnih kanala koji vuku robu sa istog lagera.

Provera artikala pre slanja mora biti deo procesa, a ne poslednji pogled u kutiju. Automatizacija magacina online prodavnica ne znači da se ljudi izbacuju iz procesa, već da rade uz jasna pravila, sistemske provere i manje ručnog prepisivanja.

Kako WMS i PDA skeniranje pomažu kod varijanti proizvoda, setova i više lokacija

WMS za pakovanje porudžbina postaje posebno važan kada prodavnica prodaje artikle sa varijantama. Na papiru, dve majice istog modela deluju skoro isto. U sistemu, one moraju imati različite šifre, barkodove i stanja zaliha. PDA skener ne procenjuje izgled proizvoda, već proverava da li skenirani barkod odgovara stavci iz porudžbine.

Kod više lokacija, WMS može da prikaže tačno mesto preuzimanja robe: red, policu, zonu, bin lokaciju ili drugi interni način obeležavanja. Time se smanjuje lutanje kroz magacin i rizik da radnik uzme artikal sa pogrešne lokacije, posebno ako se ista šifra nalazi na više mesta.

Kod setova i kompletiranja paketa, sistem može zahtevati skeniranje svih komponenti pre nego što se porudžbina označi kao spremna. Kod delimičnih isporuka, statusi treba jasno da pokažu šta se šalje sada, šta čeka dopunu i kako se menja stanje zaliha.

Povezivanje sa ERP-om, lagerom i online prodavnicom

PDA proces ne treba da bude izolovan alat u magacinu. Ako se skeniranje ne povezuje sa online prodavnicom, ERP-om i lagerom, deo posla se ponovo radi ručno. Tada se gubi deo koristi, jer neko mora da prepisuje promene, proverava dokumenta ili usklađuje stanja.

Integracija online prodavnice sa ERP-om i WMS procesom treba da obuhvati:

• šifarnike proizvoda, varijante, barkodove i jedinice mere;
• stanja zaliha i rezervacije po porudžbini;
• magacinske lokacije i pravila izdavanja robe;
• promenu statusa porudžbine nakon pickinga i pakovanja;
• potrebna dokumenta, u skladu sa načinom poslovanja firme;
• sinhronizaciju podataka bez ručnog prepisivanja.

Kvalitet integracije zavisi od dostupnih podataka, API-ja, načina rada i urednosti šifarnika. Pre povezivanja sistema važno je proveriti postojeće procese i definisati šta je izvor tačnih podataka: ERP, online prodavnica, WMS ili kombinacija sistema.

Za firme koje žele da smanje ručni rad između prodaje, lagera i magacina, relevantan pravac je automatizacija eCommerce poslovanja.

Povezivanje procesa pakovanja sa kurirskim integracijama

Kada je kontrola pakovanja završena, sledeći korak je priprema pošiljke. U ručnom procesu to često znači unos podataka u kurirski panel, kopiranje adrese, štampu nalepnice, upis tracking broja i promenu statusa u online prodavnici.

Kod povezanog procesa, nakon uspešne kontrole pakovanja sistem može da pripremi podatke za kurira, kreira zahtev za pošiljku, dobije nalepnicu, upiše tracking broj i promeni status porudžbine. Tačan obim funkcionalnosti zavisi od kurirske službe, dostupne integracije i dogovorenog načina rada. Za detalje o dostupnim opcijama uvek treba proveriti uslove sa konkretnim pružaocem kurirske usluge.

Ovaj deo je važan jer greška ne mora nastati samo u izboru artikla. Može nastati i kada se dobra kutija označi pogrešnom nalepnicom. Zbog toga kurirske integracije i logistika treba da budu povezane sa statusom pakovanja, a ne odvojene od magacinskog toka.

Kada je dovoljno jednostavno skeniranje, a kada treba namenski WMS proces

Ne treba svakoj online prodavnici odmah složen WMS. Ako prodavnica ima mali broj porudžbina, ograničen broj artikala i jednu osobu koja poznaje ceo lager, jednostavniji proces skeniranja i provere može biti dovoljan prvi korak.

Namenski WMS/PDA proces ima više smisla kada postoje sledeći signali:

• više magacionera radi u isto vreme;
• porudžbine se često obrađuju u talasima, tokom akcija ili praznika;
• broj SKU-ova i varijanti otežava vizuelnu kontrolu;
• greške u pakovanju se ponavljaju i stvaraju trošak podrške;
• lager u online prodavnici kasni za stvarnim stanjem;
• prodaja ide kroz više online prodavnica ili kanala;
• menadžment ne vidi gde nastaju zastoji u procesu.

Ako prodajete kroz više kanala, centralni magacin i više brendova, korisno je razmotriti upravljanje vise online prodavnica iz jednog operativnog sistema, kako bi picking i pakovanje imali jedinstvena pravila.

Šta treba pripremiti pre uvođenja PDA procesa

Uvođenje PDA skeniranja nije samo kupovina uređaja. Najviše problema nastaje kada proizvodi nisu jasno šifrirani, barkodovi nisu dosledni ili magacin nema definisane lokacije.

Pre uvođenja procesa treba proveriti:

• da li svaki proizvod i svaka varijanta imaju jedinstvenu šifru;
• da li barkodovi postoje, da li su čitljivi i gde se nalaze na proizvodu;
• kako se označavaju lokacije u magacinu;
• kada se roba rezerviše za porudžbinu;
• koji statusi porudžbine postoje i ko ih menja;
• ko sme da radi picking, kontrolu, pakovanje i poništavanje zadatka;
• kako se rešavaju zamene, nedostupni artikli i delimične isporuke;
• koji sistemi moraju razmenjivati podatke: online prodavnica, ERP, WMS i kurir.

Dobro pripremljen šifarnik i jasna pravila rada često su važniji od samog modela PDA uređaja. Izbor opreme zavisi od magacinskog prostora, tipa barkodova, mrežne pokrivenosti, otpornosti uređaja i integracija koje treba podržati.

Kako ecom01 pristupa automatizaciji pakovanja i magacinskih procesa za online prodavnice

ecom01 razvija eCommerce sisteme po meri i integracije koje povezuju online prodaju, ERP, lager, WMS/PDA procese i kurirske tokove. Pristup počinje analizom postojećeg procesa: kako porudžbina ulazi u sistem, kada se roba rezerviše, kako se radi picking, gde nastaju greške i koji statusi nedostaju menadžmentu.

Cilj nije da se svakoj prodavnici uvede isti nivo automatizacije. Nekome je dovoljan osnovni tok skeniranja artikala pre slanja. Drugoj firmi treba višelokacijski WMS, rad po zonama, grupni picking, kontrola setova, povezivanje sa ERP dokumentima i automatska priprema kurirskih pošiljki.

Ako već imate veliki broj dnevnih porudžbina, više radnika u magacinu ili česte reklamacije zbog pogrešno poslatih artikala, sledeći korak je procena trenutnog procesa. Možete poslati opis postojećeg toka preko strane kontakt za procenu projekta, uz informacije o broju porudžbina, broju SKU-ova, ERP sistemu, kuririma i načinu rada u magacinu.

FAQ: PDA skeniranje, WMS i kontrola pakovanja online porudžbina